Der Aktenpilot ist dein Assistent für die Dokumentenablage: Er arbeitet einen Stapel eingehender Dokumente (z. B. Scans oder PDFs) nacheinander ab, erkennt den Text per OCR und hilft dir, jedes Dokument blitzschnell in die richtige Akte und Ablage zu verschieben – auf Wunsch sogar vollautomatisch per Regel.
So arbeitet der Aktenpilot
Liegen unabgelegte Dokumente vor, führt dich der Aktenpilot durch eine Warteschlange: Du siehst die Vorschau des aktuellen Dokuments und wählst das Ziel. Ein Fortschrittsbalken zeigt „X von Y bearbeitet" und wie viele noch offen sind.
- Verschieben: das Dokument in die passende Akte und Ablage einsortieren.
- Überspringen oder Löschen: Dokumente, die (noch) nicht abgelegt werden sollen.
- Drehen: falsch herum gescannte Seiten werden erkannt und lassen sich – auch automatisch – korrekt drehen.
- Warteschlange durchsuchen: gezielt zu einem bestimmten Dokument springen.
Dokumente ohne erkannten Text (keine OCR) werden mit einem Hinweis übersprungen, damit nichts falsch einsortiert wird.
Tastenkürzel
Der Aktenpilot ist auf Tempo ausgelegt. Die wichtigsten Tasten: Enter verschieben · W Warteschlange · ↑ ↓ scrollen · ← → blättern · S überspringen · Entf löschen · A Akte · R drehen.
Regeln: Dokumente automatisch ablegen
Mit Aktenpilot-Regeln legst du fest, dass bestimmte Dokumente automatisch in der richtigen Akte landen. Eine Regel erkennt ein Dokument an Schlüsselwörtern (aus dem per OCR erkannten Text) und verschiebt es dann in eine bestimmte Akte, einen Aktentyp oder einen – auch variablen – Unterordner. Passt mehr als eine Regel, wählst du im Aktenpilot einfach die richtige aus.
Optional kann eine Regel zusätzlich eine Aufgabe erstellen, sobald der Aktenpilot eine passende Datei in die Akte verschiebt – so bleibt keine Bearbeitung liegen.
Protokoll: alles nachvollziehbar
Im Protokoll des Aktenpiloten siehst du seitenweise, welches Dokument wann wohin abgelegt wurde – mit einer Metadaten-Ampel, die anzeigt, ob alle Pflichtangaben gesetzt sind. Fehlende Datei-Metadaten kannst du direkt im Protokoll ergänzen, und über einen Link öffnest du das abgelegte Dokument (per Rechtsklick auch in einem neuen Tab).
Gut zu wissen
- Der Aktenpilot arbeitet mit der Volltexterkennung – je besser die Scan-Qualität, desto treffsicherer die Vorschläge. Siehe Die OCR-Erkennung verwenden.
- Die Ziel-Ablagen richtest du im Projekt ein: Verwaltung der Ablage.
- Wie Dokumente überhaupt in Aktenplatz gelangen (z. B. per Scanner), zeigt Scanner mit Aktenplatz verbinden.
Stapelverarbeitung gezielt starten
Die automatische Stapelverarbeitung läuft nicht mehr allein dadurch los, dass du den Aktenpiloten öffnest. Du startest sie bewusst über die entsprechende Schaltfläche im linken Menü – so entscheidest du selbst, wann ein ganzer Stapel verarbeitet wird.
Platzhalter für Dateiname und Zielordner löst der Aktenpilot dabei serverseitig auf; die Ergebnisse sind dadurch auch bei großen Stapeln einheitlich.