Kurz gesagt: Buchungsbelege und Rechnungen müssen seit 2025 in der Regel 8 Jahre aufbewahrt werden (zuvor 10), Bücher, Inventare, Bilanzen und Jahresabschlüsse 10 Jahre, empfangene und versendete Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Buchungsbelege, Rechnungen | 8 Jahre* | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Empfangene & abgesandte Geschäfts-/Handelsbriefe | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lohnkonten & steuerrelevante Lohnunterlagen | 6 Jahre | § 41 EStG |
| Sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 AO |
* Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Frist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt – gültig für Belege, deren Aufbewahrungsfrist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war. Für einzelne Branchen (z. B. Finanzdienstleister) gelten Sonderregelungen.
Wann beginnt die Frist?
Die Aufbewahrungsfrist startet nicht am Belegdatum, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden bzw. die letzte Eintragung gemacht wurde. Eine Rechnung aus März 2025 muss also bei 8 Jahren bis Ende 2033 aufbewahrt werden.
Digital aufbewahren – aber revisionssicher
Digitale Belege müssen nach den GoBD unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein DMS stellt das sicher: Dokumente sind versioniert, jede Änderung ist im Audit-Log protokolliert, und gelöschte Dateien bleiben im Papierkorb wiederherstellbar.
So hilft Aktenplatz
In Aktenplatz lassen sich Aufbewahrungsfristen je Dokument oder Projekt hinterlegen. Nach Fristablauf kann DSGVO-konform gelöscht werden – automatisch oder nach manueller Freigabe. Gehostet wird ausschließlich in deutschen Rechenzentren.
Hinweis: Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung nach bestem Wissen (Stand 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen gesetzlichen Regelungen sowie die Auskunft Ihres Steuerberaters oder Ihrer Steuerberaterin.