Automatische Terminvorschläge
Um dir die Terminfindung mit deinen Kunden, Lieferanten und Co zu erleichtern, bietet dir Aktenplatz die Möglichkeit der automatischen Terminvorschläge.
Einmal eingerichtet spart dir diese Funktion viel Zeit!
Voraussetzung dazu ist, dass du in den Projekteinstellungen unter Felder ein entsprechendes Feld angelegt und konfiguriert hast. Dies kannst du tun, indem du
1. oben rechts auf das + klickst, und anschließend im Menü das Feld Datum auswählst.
Je nach Arbeitsweise kann es praktisch sein, gleich mehrere Felder für verschiedene Terminarten anzulegen, beispielsweise "Telefontermin" und Außentermin".
2. Nun kannst du die Details der Funktion festlegen. Klicke dazu auf 
Hier kannst du nun verschiedene Parameter einstellen, beispielsweise die Dauer des Termins, welche Farbe er im Kalender haben soll und den Text für eine Bestätigungs- bzw. Absage-Email. Beachte, dass ein E-Mail-Feld angelegt werden muss, damit Bestätigungs- bzw. Absage-Emails gesendet werden können. Diese Funktion ist allerdings optional. Wenn du sie aktivierst, empfielt es sich aber dringend, den Mail-Entwurf hier in dieser Mail anzulegen.
3. Klicke auf Terminvorschläge Einstellungen, um die Bedingungen der Terminvorschläge festzulegen.
Wenn du die Vorschläge auf wenige Tage beschränken möchtest, kannst du diese unter Datum auswählen manuell angeben. Die Vorschläge beschränken sich dann auf freie Zeitfenster an diesen Tagen.
Du musst hier nichts angeben.
Manchmal ergibt es Sinn, bestimmte Terminkategorien bei der Ermittlung freier Zeitfenster auszuschließen. Hier im Beispiel suchen wir nach einem Zeitfenster für einen Telefontermin. Die Kategorie "keine Außentermine" spielt dabei keine Rolle. Wir wählen sie hier folglich aus, um sie bei der Ermittlung der Vorschläge zu ignorieren.
4. Wenn du für einen Telefontermin standardmäßig 45 Minuten einplanst, aber regelmäßig bestimmte Telefontermine hast, die länger dauern, kannst du diese Variable ebenfalls vorbereiten.
Lege dazu zunächst ein weiteres Feld an, nämmlich eine Check-Box. Diese erscheint später in deiner Akte. Im Beispiel nennen wir es "Überlänge Termin". Gehe anschließend wieder in die Feldeinstellungen des Termins.
Unter Ereignisdauer siehst du das Feld Zusätzliche Laufzeiten. Hier taucht nun das Feld "Überlänge Termin" wieder auf.
Gib die Anzahl der Minuten an, die du für überlange Temine ansetzen möchtst. Sie wird den 45 Minuten hinzugefügt, wenn du in der Akte die Checkbox aktivierst.
Du kannst mehrere
Speichere deine Änderungen.
So viel zur Vorbereitung der Funktion. Kommen wir nun zu ihrer Anwendung.
Wenn du einen Kundentermin vereinbaren beziehungsweise eintragen möchtest,
1. öffne die entsprechende Akte und wähle das Terminfeld aus.
Zunächst erscheint nur die manuelle Terminauswahl. Diese kannst du nutzen, allerdinge besteht dabei die Gefahr der Doppelbelegung.
2. Scrolle mit der rechten Leiste etwas nach unten. Nun erscheinen die freien Terminvorschläge.
3. Wähle den Termin aus und klicke auf speichern.
Du hast die Möglichkeit, die andere Person über diese Termineintragung zu informieren. Es empfielt sich dringend, in den Feld-Einstellgungen einen geeigneten Text für diese Mail anzulegen.
Wenn du einen Termin absagen möchtest, klicke auf Absagen. Auch hier hast du die Möglichkeit, eine Mail zu versenden.
