Benutzer hinzufügen

Mit Aktenplatz kannst du deine Kollegen und Kolleginnen zu einem Projekt einladen und dessen Akten und Dateien mit ihnen teilen. So kannst du ihnen wichtige Informationen und Materialien direkt über digitale Dateien zugänglich machen. Bei Bedarf kannst du auch Personen außerhalb des Unternehmens als Gäste zu deinen Projekten einladen.

Du hast zwei einfache Möglichkeiten, Personen zu einem Projekt hinzuzufügen. Beide haben den gleichen Effekt. Verwende also einfach diejenige, die dir praktischer erscheint. 

Du kannst die Nutzer auch Gruppen zuordnen. Beachte dazu die Erläuchterungen am Ende dieses Artikels. 

Hinzufügen von Nutzerinnen und Nutzern über die Board-View: 

1. Klicke auf ein Projekt, das du freigeben möchtest.
   Die Elemente des ausgewählten Projekts werden angezeigt.

2. Klicke oben auf .

Das Dialogfeld Benutzer hinzufügen wird angezeigt.

3. Gib die E-Mail-Adresse der Person an, für die du den Projektbereich freigeben möchtest und entscheide, welche Zugriffsrechte sie haben soll (Gast, Inhaber oder lediglich den Zugriff auf speziell für sie freigegebene Dateien).

4. Klicke auf Weitere Nutzer hinzufügen, wenn du den Projektbereich für mehrere Personen freigeben möchtest.

5. Nachdem du die gewünschte(n) Person(en) angegeben hast, klicke auf Speichern.
    Es wird eine Einladung an alle von dir angegebenen E-Mail-Adressen gesendet.

Die Person/en erhält/erhalten die folgende E-Mail:

6. Wenn du eine solche Einladung erhältst, klicke auf Einladung annehmen, um die Einladung anzunehmen.

Sobald eine Person die Einladung annimmt, wird er/sie zur Anwendung Aktenplatz weitergeleitet, wo er/sie auf das gemeinsame Projekt zugreifen kann.

Hinzufügen von Nutzerinnen und Nutzern über die Projekteinstellungen: 

1. Öffne das gewünschte Projekt und klicke in den Projekteinstellungen () auf Benutzer. 

2. Mit einem Klick auf das im oberen Bereich neben deinem Namen kannst du weitere Nutzer hinzufügen. Das Verfahren läuft genau so ab, wie oben in 2. bis 6. beschrieben. 

3. Du kannst zudem festlegen, welche Befugnisse ein Benutzer haben soll, ob er beispielsweise Projekteinstellungen verändern kann, oder lediglich Akten bearbeiten, die ihm zugewiesen wurden. Klicke dazu auf den Benutzer und wähle aus dem Drop-Down-Menü aus: 

In den Projekteinstellungen findest zu zudem die Funktion, Nutzergruppen zu erstellen: 

1. Klicke auf Gruppe erstellen. Gib einen Namen an, füge gegebenenfalls bereits Nutzer hinzu und schränke bei Bedarf zu Nutzungsrechte der Mitglieder der Gruppe ein. 

Die Nutzergruppen werden beispielsweise dann relevant, wenn du einschränken möchtest, welche Gruppe welche Terminkategorien einsehen kann, oder wenn du Akten freigeben möchtest.