In den Projekteinstellungen legst du zentrale Status und Tags für Dokumente fest – jeweils benannt und farbig. So kennzeichnet dein Team Dateien einheitlich (z. B. „In Prüfung", „Freigegeben").
Dateistatus
Öffne Einstellungen → Status. Aktiviere Dateistatus aktivieren und – falls die Status auch für Akten gelten sollen – zusätzlich Status auch für Akten aktivieren. Gib dann einen Statusnamen ein und klicke Hinzufügen.
Jeder Status lässt sich einfärben, per Nummer anordnen und wieder löschen (Papierkorb-Symbol). Unter Automatische Änderungseinstellungen kannst du festlegen, dass der Status bei Dateiänderungen automatisch zurückgesetzt und an die übergeordnete Akte weitergegeben wird.
Tags
Öffne Einstellungen → Tags. Aktiviere Tags für Dokumente aktivieren, lege über Tag-Name + Hinzufügen farbige Tags an und sichere mit Änderungen speichern.
Zeitraum-Spalte
Zusätzlich kannst du eine Zeitraum-Spalte für Dokumente einblenden. Du wählst, ob Jahre, Monate oder beides angezeigt werden, sowie die Spanne rückwirkend und voraus. In der Dateiansicht lassen sich pro Datei mehrere Zeiträume zuordnen – praktisch etwa für Aufbewahrungs- oder Gültigkeitszeiträume.
Deutsche und englische Bezeichnungen
Zu jedem Dokumentstatus lässt sich eine deutsche und eine englische Bezeichnung hinterlegen. Jede Nutzerin und jeder Nutzer sieht den Status dann automatisch in der Sprache, die im eigenen Profil eingestellt ist – in gemischtsprachigen Teams musst du dich also nicht mehr auf eine Bezeichnung festlegen.