Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EU-Norm EN 16931 – ein einfaches PDF genügt nicht mehr. Die Pflicht zum Versand wird ab 2027/2028 abhängig vom Umsatz stufenweise eingeführt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach EN 16931. Ein PDF ohne strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung. Zwei verbreitete Formate:
- XRechnung – reines XML-Format, u. a. im öffentlichen Auftragswesen etabliert.
- ZUGFeRD – Hybridformat: ein PDF mit eingebettetem XML, also für Menschen und Maschinen lesbar.
Fristen im Überblick
| Ab | Pflicht |
|---|---|
| 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| 01.01.2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 01.01.2028 | Versandpflicht für alle übrigen B2B-Unternehmen |
In der Übergangszeit dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden. Ausgenommen sind u. a. Kleinbetragsrechnungen und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Was Sie jetzt tun sollten
- Empfang sicherstellen: ein Postfach bzw. System, das ZUGFeRD und XRechnung annimmt.
- E-Rechnungen revisionssicher und GoBD-konform archivieren (inkl. XML).
- Prozesse für Prüfung, Freigabe und Buchung anpassen.
So hilft Aktenplatz
Eingehende E-Rechnungen landen samt strukturierter Datei zentral in der richtigen Akte, werden fristgerecht aufbewahrt und sind über die Volltextsuche auffindbar. Der Audit-Verlauf dokumentiert jeden Schritt.
Hinweis: Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung nach bestem Wissen (Stand 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen gesetzlichen Regelungen sowie die Auskunft Ihres Steuerberaters oder Ihrer Steuerberaterin.