Betreibst du einen eigenen Exchange-Server im Haus (On-Premises), kannst du den gesamten Mailverkehr über ein lokales Journal-Postfach erfassen. Eine Journalregel legt von jeder ein- und ausgehenden Nachricht automatisch eine Kopie in diesem Postfach ab; Aktenplatz liest es aus und archiviert die Mails revisionssicher.

Auch hier gilt: Das Journaling ist der einzige revisionssichere Weg der Archivierung – die Kopie entsteht automatisch, bevor ein Nutzer eine Nachricht verschieben oder löschen kann. Anders als bei Microsoft 365 darf das Journal-Postfach bei einem lokalen Exchange direkt auf deinem Server liegen. Die passenden Journal-Postfächer erhältst du über den Aktenplatz-Support – melde dich dort, wir richten die Anbindung gemeinsam mit dir ein.

Voraussetzungen

  • Administrativer Zugriff auf deinen lokalen Exchange-Server (Exchange Admin Center bzw. Exchange Management Shell).
  • Für regelbasiertes (Premium-)Journaling: eine Enterprise-CAL. Ohne diese steht das einfache Journaling pro Datenbank zur Verfügung.

1. Journal-Postfach anlegen

Lege in der Exchange-Verwaltungskonsole ein dediziertes Postfach an, das ausschließlich als Journal-Postfach dient (z. B. „aktenplatz-journal"). Alternativ stellt dir der Aktenplatz-Support ein passendes Journal-Postfach bereit.

2. Journalregel einrichten

Öffne das Exchange Admin Center → Compliance-Verwaltung → Journalregeln, lege ein Postfach für unzustellbare Journalberichte fest und klicke auf Journalregel hinzufügen. Wähle als Ziel das in Schritt 1 angelegte Journal-Postfach und als Umfang alle Nachrichten.

Alternativ per Exchange Management Shell:

New-JournalRule -Name "Aktenplatz-Journaling" -JournalEmailAddress "journal@deine-domain.de" -Scope Global -Enabled $true

3. Postfach mit Aktenplatz verbinden

Öffne in Aktenplatz die Projekteinstellungen (Zahnrad) → Schnittstellen → Mail → Externe Mail-Konten → Hinzufügen. Trage als Typ IMAP ein (empfohlen – die Nachrichten verbleiben auf dem Server) sowie Host, Port, Benutzer und Passwort des Journal-Postfachs, aktiviere SSL, prüfe mit Verbindung testen und speichere. Eine ausführliche Beschreibung dieses Schritts findest du unter Mails synchronisieren.

Fertig – Aktenplatz holt die journalisierten Nachrichten nun regelmäßig von deinem lokalen Exchange ab und ordnet sie automatisch den passenden Akten zu.