Aktenplatz enthält vollständige Dateiverwaltung und eingebaute Viewer/Editoren für PDF, Office, Bilder und mehr – inklusive OCR, Signatur und einem Assistenten zur automatischen Dokumentzuordnung.

Die Dateien-Ansicht eines Projekts mit Dokumentliste und Werkzeugleiste

Dateiverwaltung

  • Hochladen – einzeln, im Stapel oder ganze Ordner per Drag & Drop, mit Fortschritt.
  • Ordner & Dateien organisieren – erstellen, umbenennen (auch als Massen-Umbenennung), verschieben, duplizieren.
  • Papierkorb – Dateien in den Papierkorb verschieben, wiederherstellen oder endgültig löschen.
  • Herunterladen – einzelne Datei oder ganze Auswahl als ZIP.
  • Versionen – neue Version hochladen, Versionsliste ansehen und wiederherstellen.
  • Status, Tags & Fristen – Datei-Status, farbige Tags und Zeiträume setzen.
  • Berechtigungen & Zugriff anfordern – Zugriff/Download/Bearbeiten je Nutzer beschränken; bei Sperre Zugriff anfragen.

PDF-Editor

  • Annotieren – Text, Freihand-Stift, Objekte verschieben/drehen, Seiten löschen, Zoom, Undo/Redo.
  • Stempel – vordefinierte und eigene Stempel (z. B. Freigabe, Geprüft) mit automatisch gefüllten Feldern.
  • OCR & Textsuche – Texterkennung erzeugen, Text exportieren und im PDF suchen.
  • Verknüpfte Kommentare – nummerierte Kommentar-Marker mit Seitenleiste.
  • Aufgabe aus PDF-Bereich – Rechteck ziehen und daraus eine Aufgabe erstellen.
  • Split-Ansicht & Signatur – zwei PDFs nebeneinander bearbeiten, per DocuSign signieren.

Weitere Viewer

  • Office bearbeiten (OnlyOffice) – Word, Excel und PowerPoint direkt im Browser, berechtigungsgesteuert.
  • Bild-, Video- & Zeichnungs-Viewer – Bilder (inkl. TIFF), Videos und draw.io-Diagramme.
  • XRechnung anzeigen – E-Rechnungs-XML als lesbare Rechnung darstellen.

Sammelmappe & Aktenpilot

  • Sammelmappe – Dateien sammeln, sortieren, als zusammengeführtes PDF oder ZIP herunterladen und versenden.
  • Aktenpilot – Stapel automatisch aufteilen (QR-Trennblätter), drehen, OCR, per Regeln dem richtigen Vorgang zuordnen.
  • Dubletten-Erkennung – doppelte Dokumente beim Verarbeiten erkennen.

Signatur & Vorlagen

  • DocuSign – Datei zur Unterschrift senden; das signierte PDF wird automatisch zurückgespeichert.
  • Datei- & Ordnervorlagen – neue Dokumente aus Vorlagen erstellen und direkt öffnen.