Aktenplatz organisiert deine Arbeit in Projekten. Jedes Projekt bietet mehrere Ansichten auf deine Akten (Vorgänge) – vom Kanban-Board bis zur Volltextsuche.
Projekte
- Projekt erstellen – leeres Projekt oder aus einer Vorlage (z. B. Projektverwaltung, Lohnsteuerhilfe, Büroservice) anlegen.
- Projekt duplizieren & importieren – bestehendes Projekt kopieren oder aus einer ZIP-Datei importieren.
- Projektliste durchsuchen & sortieren – ab mehreren Projekten filtern, als Favorit markieren und per Drag & Drop umordnen.
- Projekt wechseln & verlassen – aktives Projekt öffnen, Gruppe verlassen, Seitenleiste ein-/ausklappen.
Ansichten
- Board / Ablagen (Kanban) – Akten in farbigen Spalten (Ablagen) organisieren.
- Tabellenansicht – Akten als sortierbare Tabelle mit konfigurierbaren Spalten inkl. eigener Felder.
- Kalenderansicht – Termine und aus Aktenfeldern erzeugte Ereignisse im Kalender.
- Globale Akten (Dateien) – projektweiter Datei-Browser als Baum oder Liste.
- Suchumgebung – regelbasierte Volltextsuche über alle Akten und Dokumente.
- E-Mails & Portal-Nutzer – zugeordnete Mails sowie Portal-Nutzer verwalten (je nach Freischaltung).
- Archiv – eigener Bereich für archivierte Akten.
Board / Kanban
- Akten per Drag & Drop verschieben – zwischen und innerhalb von Ablagen, optional mit Bestätigung.
- Ablagen verwalten – Spalten anlegen, umbenennen, umsortieren, einfärben, minimieren und auf Admins beschränken.
- Akte direkt in einer Spalte erstellen – mit vorbelegtem Status.
- Karten-Informationen – Priorität, Zuständige, Labels, eigene Felder und Kategoriefarbe auf einen Blick.
- Aufgaben- und Mail-Karten – Aufgaben und Outlook-Mails als Karten auf dem Board (optional).
Filter & Sortierung
- Aktensuche mit Vorschlägen – Autovervollständigung nach Aktentitel.
- Schnellfilter & Label-Filter – nach Ja/Neutral/Nein sowie nach Labels filtern.
- „Nur meine Akten" & „Vor kurzem bearbeitet" – persönliche Sichten auf die Aktenliste.
- Nutzer-Filter – nach zugewiesenen Personen filtern; Sortierung je Projekt speichern.