Projektinhaber und Admins konfigurieren Akten, Felder, Automationen, Backups sowie zahlreiche Integrationen und Synchronisierungen.

Die Projekteinstellungen mit der Navigation und der Details-Seite

Grundeinstellungen

  • Projektdetails – Name, Beschreibung, Startansicht, Aktenfarbe, Auto-OCR und Versionierung.
  • Benutzer & Gruppen – einladen (auch Gäste), Rollen vergeben, Gruppen mit Sichtbarkeitsregeln.
  • Kategorien & Aktentitel – Kategorien mit Farbe pflegen, Titel-Zusammensetzung per Präfixe festlegen.
  • Eigene Felder – Felder verschiedener Typen anlegen, sortieren und projektübergreifend teilen.
  • Kalender-Einstellungen – Zeitzone, Feiertagskalender, SMS-Erinnerungen, Abwesenheiten anzeigen.

Automatisierung & Vorlagen

  • Automationen – „Wenn/Dann"-Regeln (z. B. bei „Akte verschoben") mit Aktionen und Bedingungen.
  • Aktenpilot-Regeln – Zuordnungs-, Aufgaben- und Auto-Verarbeitungsregeln inkl. Logs.
  • Akten- & Aufgabentypen, Stempel, Vorlagen – wiederverwendbare Typen, Felder und Vorlagen verwalten.

Sicherung & Speicher

  • Backup & Export – regelmäßige Backups und ZIP-Export.
  • Revisionssicheres Archiv & eigener Speicher – Object Lock und eigener S3-Speicher.
  • Audit-Log – Aktivitätsprotokoll inkl. Datei-Log (nur Owner/Admin).

Integrationen & Sync

  • Office-Sync – Projektkalender mit Google oder Outlook verbinden.
  • Datei-Sync – OneDrive, SharePoint, Nextcloud (WebDAV), Hetzner Storage Box, FTP, MS Teams.
  • Buchhaltung & Schnittstellen – LexOffice, SevDesk, DATEV, VTiger, DocuSign, SOAP-/JSON-Schnittstelle.
  • CSV-Import – Akten per CSV mit Spalten-Mapping importieren.