Mit Geteilte Akten gibst du externen Personen – deinen Mandant:innen bzw. Kund:innen – gezielt Zugriff auf einzelne Inhalte über das Kundenportal: wahlweise eine ganze Akte, einen einzelnen Ordner oder auch nur ein einzelnes Dokument, jeweils nur zum Ansehen oder auch zum Hochladen.
Schritt 1: Teilen an der Akte starten
Öffne die Akte und klicke oben rechts auf das Teilen-Symbol. Im Menü hast du zwei Optionen: Link kopieren (für interne Nutzer) und Ganze Akte teilen. Möchtest du nur einen einzelnen Ordner freigeben, nutzt du im Datei-Bereich am Ordner die Funktion Ordner teilen.
Einzelne Dokumente teilen
Du musst nicht mehr die ganze Akte oder einen kompletten Ordner freigeben: Öffne den Reiter Anhänge, setze links den Haken vor dem gewünschten Dokument und klicke in der Leiste am unteren Rand auf das Teilen-Symbol. Der Freigabe-Assistent zeigt das gewählte Dokument als Kennzeichen oben im Fenster – geteilt wird dann genau diese Datei.
Über den Haken „Ganze Akte teilen (statt nur den Ordner)" weitest du die Freigabe bei Bedarf auf die komplette Akte aus. Ohne Haken bleibt es bei der gewählten Datei bzw. dem gewählten Ordner.
Schritt 2: Externe Personen einladen
Es öffnet sich der Freigabe-Assistent mit drei Schritten – Nutzer, Aufgaben und Nachricht.
- E-Mails zur Einladung hinzufügen: Trage die E-Mail-Adressen der externen Personen ein. Sie erhalten eine Einladungs-E-Mail und damit Zugang zum Kundenportal – ein Portal-Konto wird bei Bedarf automatisch angelegt.
- Adressbuch: Statt zu tippen, wählst du Empfänger über das Adressbuch rechts neben dem Eingabefeld. Es zeigt zwei Reiter: Kontakte (alle Kontakte mit E-Mail-Adresse) und Akten (E-Mail-Adressen aus den Feldern der Akte).
- Zuletzt verwendet: Das Uhr-Symbol daneben listet Adressen, an die du kürzlich etwas geteilt hast – ein Klick übernimmt sie erneut.
- Dateien hochladen erlauben: Mit Haken dürfen die Eingeladenen auch Dateien hochladen. Ohne Haken können sie die Inhalte nur ansehen und herunterladen.
- Ablaufdatum: Unten links legst du fest, wie lange die Freigabe gilt. Standard ist Kein Ablauf; mit einem Datum endet der Zugriff automatisch.
- Aufgaben & Nachricht (optional): In den weiteren Schritten kannst du Aufgaben zuweisen und eine persönliche Nachricht mitschicken, die in der Einladungs-E-Mail erscheint.
Mit Weiter schließt du die Schritte ab und versendest die Einladung.
Hinweis zu Aufgaben: Aufgaben lassen sich nur an Personen vergeben, die bereits ein Konto haben. Für ganz neue Empfänger teilst du zuerst ohne Aufgaben – sobald sie sich über die Einladung ein Konto angelegt haben, kannst du ihnen Aufgaben zuweisen.
Schritt 3: Was die externe Person sieht
Der Empfänger meldet sich im Kundenportal an und findet die Freigabe unter „Geteilte Akten" – bei einer ganzen Akte die komplette Akte, sonst nur den freigegebenen Ordner bzw. das freigegebene Dokument. Er kann die Dateien ansehen und herunterladen und – wenn erlaubt – eigene Dateien hochladen. Ein Download wird nur dort angeboten, wo er auch wirklich erlaubt ist.
Übersicht & Widerruf: „Geteilt"
Alle Freigaben eines Projekts findest du in den Projekteinstellungen (Zahnrad) → Sicherheit → Geteilt. Die Seite zeigt Kennzahlen (Akten, Empfänger, ganze Akten, geteilte Ordner) und lässt sich nach Akte oder nach Person filtern – so behältst du den Überblick, wer worauf Zugriff hat, und kannst eine Freigabe bei Bedarf wieder widerrufen.
Zu jedem Empfänger stehen dort auch die Bedingungen der Freigabe: ob die Person bereits registriert ist, ob sie Dateien hochladen darf oder die Inhalte nur ansehen und herunterladen kann, und – falls gesetzt – wann die Freigabe abgelaufen ist.
Änderungen abonnieren
Wenn du etwas freigibst, musst du nicht selbst nachsehen, ob sich dort etwas getan hat. Aktiviere im Freigabe-Assistenten Änderungen abonnieren – du bekommst dann eine E-Mail, sobald die eingeladenen Personen im freigegebenen Bereich etwas ändern.
Das Abo lässt sich je Empfänger ein- und ausschalten: In der Empfängerliste zeigt ein Symbol, ob das Änderungs-Abo für diese Person aktiv ist; ein Klick schaltet es um.