Kurze Erklärungen der wichtigsten Aktenplatz-Begriffe. Wo es eine ausführliche Anleitung gibt, ist sie verlinkt.
Grundstruktur
Projekt — die oberste Organisationseinheit; bündelt zusammengehörige Vorgänge (z. B. Mandant, Abteilung). Siehe Ein Projekt erstellen.
Ablage / Fach — Unterteilung innerhalb eines Projekts zur Gruppierung von Akten. Siehe Verwaltung der Ablage.
Akte — die zentrale Einheit für einen Vorgang; enthält Dokumente, Felder, Aufgaben, Termine und Kontakte. Siehe Erstellen einer Akte.
Über-/untergeordnete Akte — Akten lassen sich hierarchisch verschachteln. Siehe Über- und untergeordnete Akten.
Globale / aktenübergreifende Datei — Dateien, die nicht an eine einzelne Akte gebunden sind, sondern projektweit gelten.
Ansicht (Board/Liste) — verschiedene Darstellungen deiner Akten. Siehe Ansichten wechseln.
Inhalte & Felder
Feld (Custom Field) — anpassbare Datenfelder an Akten (Text, Datum, Auswahl …). Siehe Felder spezifizieren.
OCR — Texterkennung, macht gescannte Dokumente durchsuchbar. Siehe Die OCR-Erkennung verwenden.
Aufgabe — eine To-do-Einheit, verknüpfbar mit Akten. Siehe Aufgaben verwalten.
Kontakt — Person/Organisation, einer Akte zuordenbar. Siehe Kontakte einer Akte zuordnen.
Automatisierung & Integration
Akten-Pilot — Regel-Engine für automatische Zuordnung und Verarbeitung. Siehe Akten-Pilot.
Journal-Postfach — zentrales Postfach, das per Journalregel Kopien aller Mails erhält; der einzige revisionssichere Weg der Mail-Archivierung. Siehe Mail-Anbieter & Connectoren.
Revisionssicher — unveränderbare, lückenlose Archivierung (z. B. per Journal-Postfach oder Object-Lock-Speicher).
Apps / Integrationen — Anbindungen an externe Dienste (Kalender, Datei-Sync, Buchhaltung …). Siehe Apps & Integrationen.
Zusammenarbeit, Dokumente & Portal
Kundenportal — schlanke, geführte Ansicht für externe Empfänger (z. B. Mandanten) mit Dashboard, Dokumentenanfragen, Kalender und Chat. Siehe Das Kundenportal.
Dokumentenmappe — Paket mehrerer Dateien, das sich zusammengefügt herunterladen und versenden lässt (gewährt Empfängern Portal-Zugriff). Siehe Dokumentenmappe erstellen & versenden.
Dokumentenanfrage — Anforderung von Unterlagen, die der Empfänger per Upload beantwortet. Siehe Dokumente anfordern.
Dateiversion — frühere Fassung einer Datei; jede neue Fassung wird als Version gespeichert und ist wiederherstellbar. Siehe Dateiversionen verwalten.
Dateiberechtigung — Einschränkung von Ansehen, Download oder Bearbeiten einer Datei je Nutzer; gesperrter Zugriff lässt sich anfragen. Siehe Dateiberechtigungen & Zugriff anfragen.
Serientermin — wiederkehrender Termin; einzelne Termine oder die ganze Serie sind bearbeitbar. Siehe Serientermine anlegen.
Web-Tab — eingebetteter Reiter an einer Akte, der eine externe Webseite per URL anzeigt. Siehe Web-Tabs an der Akte.
Audit-Log — Aktivitätsprotokoll eines Projekts (Anmeldungen, Datei-Aktionen, Berechtigungen …) für Nachvollziehbarkeit. Siehe Das Audit-Log lesen.