Auch bei Gmail bzw. Google Workspace kannst du den Mailverkehr revisionssicher archivieren – über ein Journal-Postfach. Dabei sendet Google per Compliance-Regel automatisch eine Kopie jeder ein- und ausgehenden Nachricht an ein separates Journal-Postfach, das Aktenplatz ausliest. Das ist der einzige Weg, mit dem der Mailverkehr lückenlos und unveränderbar erfasst wird – der einfache Google-Sync-Connector greift dagegen direkt auf das Konto zu und ist nicht revisionssicher.

Voraussetzungen

  • Google Workspace mit Administrator-Zugang zur Google Admin-Konsole (admin.google.com). Hinweis: Ein kostenloses @gmail.com-Konto bietet kein Journaling – dort ist nur der Google-Sync-Connector möglich.
  • Ein Journal-Postfach als Ziel. Dieses erhältst du über den Aktenplatz-Support.

1. Journal-Postfach beim Aktenplatz-Support anfordern

Melde dich unter support@aktenplatz.de. Wir stellen dir ein Journal-Postfach bereit und nennen dir die Zieladresse, an die Google die Kopien senden soll.

2. Umfassende Mail-Speicherung aktivieren

Öffne die Google Admin-Konsole → Apps → Google Workspace → Gmail → Compliance und aktiviere Umfassende Mail-Speicherung (Comprehensive mail storage). So wird sichergestellt, dass wirklich alle Nachrichten erfasst werden – auch solche, die über andere Clients versendet werden.

3. Compliance-Regel für die Weiterleitung anlegen

Erstelle im selben Bereich unter Inhaltscompliance (Content compliance) eine Regel, die auf alle ein- und ausgehenden Nachrichten zutrifft, und wähle als Aktion, eine Kopie zusätzlich an eine weitere Adresse zuzustellen („Empfänger hinzufügen" → „Auch zustellen an"). Trage dort die vom Support genannte Zieladresse des Journal-Postfachs ein und speichere.

4. Journal-Postfach mit Aktenplatz verbinden

Öffne in Aktenplatz die Projekteinstellungen (Zahnrad) → Schnittstellen → Mail → Externe Mail-Konten → Hinzufügen und verbinde das Journal-Postfach mit den vom Support bereitgestellten Zugangsdaten (per IMAP, damit die Nachrichten auf dem Server verbleiben). Prüfe mit Verbindung testen und speichere. Details zu diesem Schritt findest du unter Mails synchronisieren.

Fertig – Google sendet nun eine Kopie jeder Nachricht an das Journal-Postfach, und Aktenplatz archiviert sie revisionssicher und ordnet sie automatisch den passenden Akten zu.