Kurz gesagt: Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für die digitale Buchführung und Belegaufbewahrung. Kern ist, dass steuerrelevante Dokumente unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden – und dass eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie das im Unternehmen geschieht.
Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Sie gelten für jedes Unternehmen mit steuerrelevanten digitalen Belegen – vom Einzelunternehmen bis zum Konzern.
Die wichtigsten Grundsätze
- Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit – ein sachverständiger Dritter muss die Buchführung in angemessener Zeit prüfen können.
- Vollständigkeit & Richtigkeit – alle Geschäftsvorfälle lückenlos und korrekt.
- Unveränderbarkeit – nachträgliche Änderungen müssen protokolliert und die ursprüngliche Fassung erhalten bleiben.
- Zeitgerechte Buchung und geordnete Belegablage.
Die Verfahrensdokumentation
Sie beschreibt organisatorisch und technisch, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Üblich sind vier Teile:
- Allgemeine Beschreibung – Überblick über das Verfahren.
- Anwenderdokumentation – wie Mitarbeitende arbeiten (z. B. Scannen, Verschlagworten).
- Technische Systemdokumentation – eingesetzte Systeme und Schnittstellen.
- Betriebsdokumentation – Zugriffsrechte, Backups, Kontrollen.
Checkliste
- Werden Belege revisionssicher und unveränderbar abgelegt?
- Ist jede Änderung protokolliert (Audit-Log)?
- Gibt es ein Berechtigungskonzept?
- Existiert eine aktuelle Verfahrensdokumentation?
- Ist das ersetzende Scannen beschrieben?
So hilft Aktenplatz
Aktenplatz erfüllt zentrale GoBD-Anforderungen technisch: Dokumente sind versioniert und unveränderbar, jede Aktion steht im Audit-Log, Berechtigungen sind fein steuerbar, und Dateien lassen sich wiederherstellen. Das erleichtert auch die Verfahrensdokumentation.
Hinweis: Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung nach bestem Wissen (Stand 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen gesetzlichen Regelungen sowie die Auskunft Ihres Steuerberaters oder Ihrer Steuerberaterin.