Das Kundenportal ist eine schlanke, geführte Ansicht für externe Empfänger – typischerweise deine Mandanten. Als Projekt-Administrator oder -Eigentümer entscheidest du, wer Zugang erhält, und kannst jederzeit prüfen, was der Nutzer dort sieht.
Nutzer als Kundenportal-Nutzer einladen
Die Verwaltung läuft über die Benutzer eines Projekts. Öffne Einstellungen → Benutzer. Dort steht der Hinweis: „Hier verwaltest du die Mitglieder des Projekts: Du kannst Nutzer einladen, ihre Rolle (z. B. Eigentümer, Gast, nur Dateianhänge) ändern, sie aktivieren oder deaktivieren, entfernen sowie Nutzergruppen verwalten."
- Klicke neben den vorhandenen Mitgliedern auf die +-Kachel. Es öffnet sich der Dialog Benutzer hinzufügen.
- Gib die E-Mail-Adresse ein und wähle als Rolle Kundenportal.
- Klicke Speichern. Über + Weitere Nutzer hinzufügen kannst du in einem Rutsch mehrere Personen einladen.
Zur Bestätigung erscheint „Eine Einladung wurde an den Benutzer gesendet". Die Rolle Kundenportal kann nur von Administrator oder Eigentümer vergeben werden. Alternativ erhält ein Empfänger automatisch Kundenportal-Zugriff, wenn du ihm eine Dokumentenmappe zusendest.
Grauer Status: Einladung noch nicht angenommen
Kundenportal-Nutzer werden unter der aufklappbaren Gruppe Kundenportal (n) zusammengefasst. Solange ein Nutzer die Einladung noch nicht angenommen hat, ist sein Eintrag ausgegraut und mit dem Status Inaktiv markiert.
Sobald sich der Nutzer über den Einladungslink anmeldet, wird sein Eintrag aktiv (dunkel hervorgehoben). An gleicher Stelle kannst du Nutzer später deaktivieren, ihre Rolle ändern oder sie entfernen.
Portal per Vorschau prüfen
Sobald ein Projekt Portal-Nutzer hat, erscheint für Administratoren und Eigentümer zusätzlich der Reiter Kundenportal-Nutzer dieses Projekts. Dort findest du eine Suche „Nach Name oder E-Mail suchen…", die Schnellfilter Alle Nutzer und Ausstehende Einladungen, die an den Nutzer versendeten Mails sowie den Button Vorschau. Über die Vorschau öffnest du das Portal-Dashboard des Nutzers schreibgeschützt („Nur lesend — zeigt nur Daten aus diesem Projekt") und siehst genau das, was dein Mandant sieht.
Einstellungsseite „Mandantenportal"
Was Portal-Nutzer in deinem Projekt dürfen, legst du zentral fest: Projekteinstellungen (Zahnrad) → Sicherheit → Mandantenportal.
- Aufgaben an Nutzer erstellen: Ist der Schalter an, sehen Mandantenportal-Nutzer beim Erstellen einer Aufgabe die regulären Nutzer des Projekts und können ihnen Aufgaben zuweisen. Standardmäßig ist das ausgeschaltet – Portal-Nutzer legen dann zwar Aufgaben an, aber ohne Zuweisung an dein Team.
Nach dem Umstellen mit Änderungen speichern bestätigen.