Beim Journaling sendet Microsoft 365 von jeder ein- und ausgehenden Nachricht automatisch eine Kopie (einen sogenannten Journalbericht) an ein zentrales Journal-Postfach. Aktenplatz liest dieses Postfach aus und erfasst so den gesamten Mailverkehr deiner Organisation – lückenlos und revisionssicher, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter eine Mail gesendet oder empfangen hat.
Das Journaling ist zugleich der einzige revisionssichere Weg, deinen Mailverkehr zu archivieren: Die Kopie entsteht automatisch, noch bevor ein Nutzer eine Nachricht verschieben oder löschen kann. Ein direkter Zugriff auf die Postfächer (z. B. über den Graph Connector) ist bequemer, aber nicht revisionssicher.
Die Journalregeln verwaltest du inzwischen im Microsoft-Purview-Portal unter Datenlebenszyklusverwaltung → Exchange (Legacy).
Voraussetzungen
- Administrator-Zugang zum Microsoft-Purview-Portal (purview.microsoft.com) bzw. entsprechende Exchange-/Compliance-Rechte in deinem Microsoft-365-Tenant.
- Ein Journal-Postfach als Ziel. Wichtig: Microsoft 365 kann Journalberichte nicht an ein Postfach in derselben Organisation zustellen – das Ziel muss eine externe Adresse (Mail-Benutzer, Mail-Kontakt oder externe Adresse) sein. Dieses externe Journal-Postfach erhältst du über den Aktenplatz-Support.
1. Journal-Postfach beim Aktenplatz-Support anfordern
Melde dich unter support@aktenplatz.de. Wir stellen dir ein externes Journal-Postfach bereit und nennen dir die Zieladresse, die du in den nächsten Schritten in Microsoft Purview einträgst.
2. Adresse für unzustellbare Journalberichte festlegen
Lege zuerst fest, wohin Microsoft 365 unzustellbare Journalberichte (Fehlermeldungen/NDR) senden soll, falls das Journal-Postfach einmal nicht erreichbar ist. Öffne dazu Purview → Einstellungen → Datenlebenszyklusverwaltung und trage bei „Unzustellbare Journalberichte senden an" (Send undeliverable journal reports to) eine gültige Adresse ein.
Hinweis: Auch diese Adresse muss ein Mail-Benutzer, Mail-Kontakt oder eine externe Adresse sein – kein reguläres Exchange-Online-Postfach. Speichere die Einstellung.
3. Journalregel anlegen
Öffne nun Purview → Datenlebenszyklusverwaltung → Exchange (Legacy) → Journalregeln und klicke auf + Neue Regel. Trage ein:
- Name der Regel: z. B. „Aktenplatz-Journaling".
- Journalberichte senden an: die vom Support genannte externe Zieladresse des Journal-Postfachs.
- Journalnachrichten für: üblicherweise alle Nachrichten (intern und extern), damit der Mailverkehr vollständig erfasst wird.
Speichere die Regel. Ab jetzt sendet Microsoft 365 eine Kopie jeder Nachricht an das Journal-Postfach.
4. Journal-Postfach mit Aktenplatz verbinden
Öffne in Aktenplatz die Projekteinstellungen (Zahnrad) → Schnittstellen → Mail → Externe Mail-Konten → Hinzufügen und wähle als Typ die M365 Journal Inbox. Die Zugangsdaten für das vom Support bereitgestellte Postfach erhältst du mit der Einrichtung. Prüfe die Verbindung mit Verbindung testen und speichere. Details zu diesem Schritt findest du unter Mails synchronisieren.
Fertig – Aktenplatz holt die journalisierten Nachrichten nun regelmäßig ab und ordnet sie automatisch den passenden Akten zu.
Weiterführende Microsoft-Dokumentation: Journaling in Exchange Online (Grundlagen & Journalpostfächer) · Journaling verwalten (Journalregel Schritt für Schritt).