Aktenplatz kann E-Mails aus unterschiedlichen Systemen einlesen, archivieren und automatisch den passenden Akten zuordnen. Je nach Mail-Anbieter stehen dir dafür verschiedene Connectoren (Verbindungsarten) zur Verfügung. Diese Übersicht hilft dir, die richtige Methode für dein System zu wählen – die verlinkten Anleitungen führen dich anschließend Schritt für Schritt durch die Einrichtung.

Revisionssicher: nur mit Journal-Postfach

Wichtig vorab: Wirklich revisionssicher ist die Archivierung nur über ein Journal-Postfach. Beim Journaling wird von jeder ein- und ausgehenden Nachricht automatisch eine Kopie an ein separates Journal-Postfach gesendet – noch bevor ein Nutzer sie verschieben oder löschen kann. Aktenplatz liest dieses Postfach aus und erfasst so den gesamten Mailverkehr lückenlos und unveränderbar.

Alle anderen Connectoren – der Graph Connector, der Google-Sync-Connector sowie IMAP/POP3 – greifen dagegen direkt auf die einzelnen Postfächer zu. Sie sind bequem einzurichten, aber nicht revisionssicher: Löscht ein Nutzer eine Nachricht, bevor sie synchronisiert wurde, fehlt sie im Archiv. Wenn es auf lückenlose, manipulationssichere Archivierung ankommt, wähle daher immer den Weg über ein Journal-Postfach.

Microsoft 365 (M365)

Für Microsoft 365 gibt es zwei Sync-Methoden:

  • Journal-Postfach (revisionssicher): Eine Journalregel in Microsoft 365 sendet von jeder ein- und ausgehenden Nachricht automatisch eine Kopie an ein zentrales Journal-Postfach. Aktenplatz liest dieses Postfach aus und erfasst so den gesamten Mailverkehr lückenlos – unabhängig davon, welcher Mitarbeiter eine Mail gesendet oder empfangen hat. Schritt für Schritt: Microsoft-365-Journalpostfach einrichten.
  • Graph Connector (komfortabel, nicht revisionssicher): Unsere direkte Schnittstelle über die Microsoft-Graph-API. Aktenplatz verbindet sich – ohne eigene App-Registrierung – direkt mit deinem Microsoft-365-Konto und liest die Postfächer über eine sichere, moderne Schnittstelle. Der Weg ist besonders einfach einzurichten, greift aber direkt auf die Postfächer zu und ist daher nicht revisionssicher. Details: Microsoft 365 über den Graph Connector anbinden.

IMAP/POP3 ist für Microsoft 365 nicht geeignet: Microsoft hat die Basisauthentifizierung (Anmeldung mit Benutzername und Passwort) für IMAP und POP3 in Exchange Online abgeschaltet. Eine klassische IMAP-/POP3-Anbindung kann sich deshalb bei Microsoft 365 gar nicht mehr anmelden. Nutze für Microsoft 365 daher den Graph Connector oder ein Journal-Postfach.

Exchange (lokal / On-Premises)

Betreibst du einen eigenen Exchange-Server im Haus, richtest du dort ein lokales Journal-Postfach ein – der revisionssichere Weg. Anders als bei Microsoft 365 darf das Journal-Postfach hier direkt auf deinem Exchange liegen. Aktenplatz liest es anschließend aus. Die passenden Journal-Postfächer erhältst du über den Aktenplatz-Support. Die Einrichtung beschreibt die Anleitung Journalpostfach auf lokalem Exchange einrichten.

Gmail / Google Workspace

Für Gmail und Google Workspace gibt es zwei Wege:

  • Journal-Postfach (revisionssicher): In Google Workspace lässt sich per Compliance-Regel eine Kopie des gesamten Mailverkehrs an ein Journal-Postfach senden. Nur so archivierst du revisionssicher. Schritt für Schritt: Journalpostfach bei Gmail einrichten.
  • Google-Sync-Connector (nicht revisionssicher): Der Connector verbindet sich direkt mit deinem Google-Konto und holt die Nachrichten ab. Dafür benötigt Gmail ein App-Passwort (unter myaccount.google.com/apppasswords), da die normale Passwortanmeldung von Google nicht unterstützt wird.

Andere Anbieter (IMAP / POP3)

Jeden weiteren Anbieter (z. B. web.de, GMX, 1&1 oder ein eigenes Postfach) bindest du klassisch per IMAP oder POP3 an. Diese direkte Anbindung ist nicht revisionssicher (siehe oben) und funktioniert nicht mit Microsoft 365 – nutze dort stattdessen den Graph Connector oder ein Journal-Postfach.

Wichtiger Hinweis zu POP3: POP3 lädt die Nachrichten vom Server herunter und entfernt sie dabei je nach Konfiguration vom Postfach. Dadurch stehen sie in deinem ursprünglichen Postfach womöglich nicht mehr zur Verfügung. Verwende POP3 daher nur bewusst – für die meisten Fälle ist IMAP die bessere Wahl, weil die Nachrichten auf dem Server verbleiben.

Die Schritt-für-Schritt-Anbindung eines IMAP-/POP3-Kontos findest du unter Mails synchronisieren.