Aktenplatz kann die Anhänge eingehender Mails automatisch ablegen. So landen z. B. PDF-Dateien aus deinen Mails ohne manuelles Zutun an der richtigen Stelle – in der Akte oder in deinen Globalen Akten.
1. Anhänge in die Akte übernehmen
Öffne die Projekteinstellungen (Zahnrad) → Schnittstellen → Mail. Klappe im Abschnitt Mails in Akten den Bereich PDF-Anhänge gefilterter Mails in Akten auf. Aktiviere den Schalter „PDF-Anhänge der gefilterten Mails in den Akten-Anhängen anzeigen“, damit PDF-Anhänge (oder weitere Dateitypen) einer zugeordneten Mail automatisch in die Akte übernommen werden – direkt oder in einen Unterordner.
Klicke anschließend auf Änderungen speichern.
2. Anhänge in den Globalen Akten anzeigen
Im Bereich Anhänge in globalen Dokumenten filtern legst du fest, ob Mail-Anhänge in deinen Globalen Akten erscheinen. Alle Mails werden weiterhin importiert; über die Optionen Aus, Positivliste und Negativliste steuerst du, welche Empfangsadressen ihre Anhänge dort zeigen.
Enthält eine Mail eine PDF-Datei, wird sie so automatisch in einem entsprechenden Ordner deiner Globalen Akten abgelegt.
3. In die richtige Akte einsortieren
Mithilfe des Akten-Piloten sortierst du die abgelegten Dateien anschließend mit wenigen Klicks in die passende Akte. Achte dabei darauf, dass die Option „E-Mail-Dateien überspringen“ nicht aktiviert ist, damit auch Mail-Anhänge vorgeschlagen werden.