Mit Aktenplatz kannst du deine E-Mail-Konten synchronisieren: Nachrichten werden regelmäßig abgeholt, revisionssicher archiviert und automatisch den passenden Akten zugeordnet – z. B. Rechnungen, Angebote oder Schriftverkehr. Im Folgenden zeigen wir die Einrichtung am Beispiel eines web.de- oder Gmail-Kontos.
1. Mail-Konto anbinden
Öffne die Projekteinstellungen (Zahnrad) → Schnittstellen → Mail. Klappe im Abschnitt Mail-Imports den Bereich Externe Mail-Konten auf und klicke auf Hinzufügen.
2. Serverdaten eintragen
Im Dialog Mail-Konto hinzufügen wählst du zuerst im Feld Typ die Verbindungsart – IMAP, POP3 oder M365 Journal Inbox – und trägst host, port, username und Passwort deines Anbieters ein. Aktiviere ssl für eine verschlüsselte Verbindung, prüfe mit Verbindung testen und klicke auf Speichern.
Für web.de: Aktiviere zunächst in deinen web.de-Kontoeinstellungen den IMAP-/POP3-Zugriff, falls noch nicht geschehen.
Für Gmail: Erstelle unter myaccount.google.com/apppasswords ein App-Passwort und verwende dieses statt deines normalen Passworts – die Standard-Passwortanmeldung wird von Gmail nicht unterstützt.
3. M365-Journal-Mail-Verbindung & MailStore Gateway
Neben IMAP und POP3 kannst du als Typ die M365 Journal Inbox wählen und damit ein Microsoft-365-Journal-Postfach anbinden. Beim Journaling (eine Journalregel in Microsoft 365 / Exchange) wird von jeder ein- und ausgehenden Nachricht automatisch eine Kopie an ein zentrales Journal-Postfach gesendet. Verbindest du dieses Postfach mit Aktenplatz, wird der gesamte relevante Mailverkehr lückenlos und revisionssicher erfasst – unabhängig davon, welcher Mitarbeiter die Mail gesendet oder empfangen hat.
MailStore Gateway als mögliche Verbindung: Alternativ lässt sich das kostenlose MailStore Gateway nutzen. Es nimmt die journalisierten Nachrichten (z. B. per SMTP) entgegen und stellt sie per IMAP/POP3 bereit – Aktenplatz verbindet sich dann über den Typ IMAP bzw. POP3 mit diesem Gateway.
Für die Einrichtung eines Journal-Postfachs unterstützt dich unser Support-Team gern – melde dich einfach unter support@aktenplatz.de.
4. Automatische Zuordnung einrichten
Damit deine Mails automatisch den richtigen Akten zugeordnet werden, öffne die Mail-Zuweisungseinstellungen und lege dort passende Regeln an (z. B. anhand von Absender oder einer Kundennummer).
Fertig! Aktenplatz synchronisiert deine E-Mails anschließend regelmäßig, archiviert sie revisionssicher und ordnet sie automatisch den passenden Akten zu. Alle Verbindungen erfolgen verschlüsselt; deine Zugangsdaten werden sicher gespeichert und ausschließlich zur Mail-Synchronisation verwendet.