Diese Anleitung zeigt den kompletten Weg: von der eingehenden E-Mail bis zur strukturierten, durchsuchbaren und revisionssicheren Akte. Jeder Schritt verweist auf die Detailanleitung.
1. Postfach anbinden
Wähle die passende Verbindungsart (Microsoft 365, Gmail, Exchange oder IMAP/POP3) – Überblick: Mail-Anbieter & Connectoren. Die Einrichtung im Projekt beschreibt Mails synchronisieren. Für revisionssichere Archivierung nutze ein Journal-Postfach.
2. Mails automatisch den richtigen Akten zuordnen
Lege Regeln an, damit eingehende Mails automatisch der passenden Akte zugeordnet werden: Mail-Zuweisungseinstellungen. Wie das Sortieren funktioniert, zeigt Mails zu Akten sortieren.
3. Anhänge automatisch ablegen
Lass Anhänge automatisch als Dokumente in der Akte ablegen: Mail-Anhänge automatisch sortieren.
4. Inhalte durchsuchbar machen
Aktiviere die OCR-Erkennung, damit auch gescannte Anhänge im Volltext gefunden werden.
5. Weiterverarbeiten
Erzeuge aus einer Mail direkt eine Aufgabe oder einen Termin, um Fristen und To-dos festzuhalten.
Ergebnis: Aus einer eingehenden Mail wird automatisch eine sauber zugeordnete, durchsuchbare und revisionssicher archivierte Akte – ohne manuelles Ablegen.