Kurz gesagt: Der einfachste und zuverlässigste Weg, einen Scanner oder ein Multifunktionsgerät mit Aktenplatz zu verbinden, ist die FTP-Schnittstelle. Das Gerät legt den Scan direkt in einem FTP-Ordner ab – ganz ohne PC oder Treiber – und Aktenplatz holt ihn automatisch ab, erkennt den Text per OCR und legt ihn GoBD-konform in der richtigen Akte ab. Den passenden FTP-Zugang stellt dir der Aktenplatz-Support kostenlos bereit: support@aktenplatz.de.
Warum FTP die beste Verbindung ist
Praktisch jedes Business-Gerät beherrscht „Scan-to-FTP". Der Vorteil gegenüber E-Mail oder USB-Stick:
- Kein Arbeitsplatz-PC nötig – der Scan geht direkt vom Geräte-Display in Aktenplatz, auch zentral im Büro oder nachts.
- Keine Treiber, keine Zusatzsoftware – die FTP-Funktion ist im Gerät bereits eingebaut.
- Automatische Weiterverarbeitung – Aktenplatz überwacht den FTP-Eingang, startet die OCR-Volltexterkennung und legt automatisch ab.
- Stabil und schnell – ideal für hohe Scan-Volumen und mehrere Geräte gleichzeitig.
Kostenlosen FTP-Zugang bei Aktenplatz anfordern
Bevor du das Gerät einrichtest, brauchst du die Zugangsdaten für den FTP-Eingang. Die bekommst du kostenlos über den Aktenplatz-Support – schreib einfach an support@aktenplatz.de. Du erhältst dann:
- Serveradresse (Host) – z. B.
ftp.aktenplatz.de - Benutzername und Passwort
- Port (Standard 21, bei FTPS ggf. abweichend)
- Zielordner, in den gescannt werden soll
Für ScanSnap-Geräte brauchst du statt FTP einen WebDAV-Zugang – den richtest du selbst ein (siehe unten).
FTP-Server in Aktenplatz verbinden
Damit Aktenplatz den FTP-Eingang überwacht, hinterlegst du die Zugangsdaten einmalig in den Projekteinstellungen unter Einstellungen → Schnittstellen → FTP (/settings/project-ftp-settings).
- Öffne das Projekt und gehe zu Einstellungen. Unter SCHNITTSTELLEN wählst du FTP.
- Trage die Daten deines FTP-Zugangs ein: FTP Server, FTP Nutzer und FTP Passwort.
- Aktiviere die Verbindung mit dem Häkchen Aktiv.
- Klicke auf Änderungen speichern.
Ab jetzt gleicht Aktenplatz die Dateien aus diesem FTP-Zugang automatisch mit dem Projekt ab. Richte anschließend deinen Scanner so ein, dass er in genau diesen FTP-Ordner scannt (siehe unten).
Brother-Scanner per „Scan to FTP" verbinden
Brother-Dokumentenscanner (Serie ADS) und Multifunktionsgeräte (Serie MFC/DCP) richtest du über das Web Based Management ein – also die Weboberfläche des Geräts. So geht's:
Schritt für Schritt (Web Based Management)
- IP-Adresse des Geräts ermitteln: Drucke am Gerät die Netzwerk-Konfigurationsseite (Menü → Geräteinfo/Netzwerk) oder lies die IP-Adresse direkt am Display ab.
- Weboberfläche öffnen: Gib die IP-Adresse im Browser ein (
http://192.168.x.x) und melde dich an (das Standardpasswort steht meist auf dem Geräteaufkleber, oftinitpass). - Öffne links das Menü SCANNEN → Scan to FTP/Netzwerk und wähle als Protokoll FTP.
- Klicke auf Scan to FTP/Netzwerk Profil und wähle ein freies Profil aus.
- Trage die Aktenplatz-Zugangsdaten ein (siehe unten) und klicke auf Senden.
Diese Felder trägst du ein
- Profilname: z. B.
Aktenplatz(erscheint später am Display) - Hostadresse: die vom Support genannte Serveradresse (z. B.
ftp.aktenplatz.de) - Benutzername und Passwort: deine FTP-Zugangsdaten
- Speicherverzeichnis (Zielordner): der genannte Ordner, z. B.
/scan(mit Schrägstrich am Anfang) - Dateityp:
PDF(mehrseitig) – ideal für die durchsuchbare Ablage - Passiver Modus (Passive Mode): in der Regel
Ein - Portnummer:
21(oder der vom Support genannte Port) - Auflösung: 300 dpi empfohlen (guter Kompromiss aus Qualität und OCR)
Eine bebilderte Anleitung mit Original-Screenshots findest du in der offiziellen Brother-FAQ „Scan to FTP einrichten".
Unterstützte Brother-Modelle
Die Einrichtung funktioniert bei allen aktuellen Brother-Geräten mit Netzwerk und Scan-to-FTP, unter anderem:
- Dokumentenscanner (ADS): ADS-1300, ADS-1700W, ADS-1800W, ADS-2200, ADS-2700W, ADS-3600W, ADS-4300N, ADS-4700W, ADS-4900W
- Multifunktionsgeräte (MFC): MFC-L2750DW, MFC-L3750CDW, MFC-L8390CDW, MFC-L9670CDN, MFC-J5340DW, MFC-J6957DW
- Kompaktgeräte (DCP): DCP-L2550DN, DCP-L3550CDW, DCP-J1200W
Fujitsu/Ricoh ScanSnap per WebDAV-Netzlaufwerk verbinden
ScanSnap-Geräte (etwa die beliebte iX-Serie) scannen nicht per FTP, sondern über die Software ScanSnap Home in einen Ordner. Der Trick: Wir binden Aktenplatz als WebDAV-Netzlaufwerk ein und lassen ScanSnap direkt dorthin scannen. So landet jeder Scan automatisch in Aktenplatz.
1. WebDAV-Zugangsdaten holen
Deine WebDAV-Zugangsdaten findest du direkt in Aktenplatz in deinem Nutzerprofil unter WebDAV-Zugang (/profile/webdav). Wie du WebDAV Schritt für Schritt einrichtest, zeigt der Artikel Dateien verwalten mit WebDav Client.
2. WebDAV als Netzlaufwerk einbinden
- Windows: „Dieser PC" öffnen → Netzlaufwerk verbinden → die WebDAV-Adresse (
https://…) eintragen → „Verbindung mit anderen Anmeldeinformationen herstellen" aktivieren → Benutzername/Passwort eingeben. Das Laufwerk erscheint dann z. B. als LaufwerkZ:. - macOS: Finder → Menü Gehe zu → Mit Server verbinden… → die WebDAV-Adresse (
https://…) eingeben → Zugangsdaten bestätigen. Das Volume erscheint im Finder.
3. ScanSnap Home auf den Ordner einstellen
- Öffne ScanSnap Home und lege ein neues Profil an (oder bearbeite ein bestehendes).
- Wähle als Aktion „In Ordner scannen" (Scan to Folder).
- Setze als Speicherziel das eingebundene WebDAV-Netzlaufwerk (z. B. Laufwerk
Z:bzw. das gemountete Volume). - Stelle als Format PDF ein, aktiviere die OCR und speichere das Profil.
Ab jetzt genügt ein Druck auf die Scan-Taste – der Scan wird in den WebDAV-Ordner geschrieben und automatisch von Aktenplatz übernommen.
Unterstützte ScanSnap- und fi-Modelle
- ScanSnap iX / SV: iX1600, iX1500, iX1400, iX1300, iX500, iX100, SV600
- ScanSnap S: S1300i, S1100i
- fi-Serie: fi-800R, fi-7030, fi-7160, fi-7260, fi-7700, fi-8150, fi-8170, fi-8190
- SP-Serie: SP-1120N, SP-1130N, SP-1425
Hinweis: Viele fi- und SP-Modelle beherrschen auch direkt „Scan-to-FTP" – dann kannst du wie bei den Kopierern unten vorgehen.
Große Kopierer & Multifunktionsgeräte per FTP einrichten (Webinterface)
Große Etagen-Kopierer und Multifunktionssysteme richtest du am komfortabelsten über ihr Webinterface ein. Das Prinzip ist bei allen Herstellern gleich:
- IP-Adresse ermitteln (am Display unter Geräteinformationen/Netzwerk oder über die Statusseite).
- IP im Browser öffnen und im Adressbuch / Scanziel ein neues Ziel vom Typ FTP anlegen.
- Die Aktenplatz-FTP-Daten eintragen (Host, Benutzer, Passwort, Ordner, Port 21, passiver Modus) und speichern.
- Am Gerät als Scanziel auswählen, PDF + 300 dpi einstellen – fertig.
Typische Menüpfade der gängigen Hersteller
- Ricoh (IM C-, MP C-, Pro-Serie): Web Image Monitor → Geräteverwaltung → Adressbuch → Ziel hinzufügen → Ordner: FTP. Modelle u. a. IM C300, IM C2010, IM C3010, IM C4510, IM C6010, MP C2004, MP C3004, MP C4504, MP C6004, Pro C5300s, Pro C7200.
- Canon (imageRUNNER / iR-ADV): Remote UI → Einstellungen/Speichern → Adressbuch → Neue Ziele → Datei (FTP). Modelle u. a. iR1643i, iR-ADV C355iF, iR-ADV C3826i, iR-ADV C5840i, iR-ADV 4845i, iR-ADV DX 6870i, sowie die Dokumentenscanner DR-C225/C240, DR-M140/M160II, R40/R50.
- Kyocera (ECOSYS / TASKalfa): Command Center RX → Adressbuch → Kontakt hinzufügen → FTP. Modelle u. a. ECOSYS M2640idw, M3645idn, M5526cdw, MA4500ifx, TASKalfa 2554ci, 3554ci, 4054ci, 7054ci.
- Konica Minolta (bizhub / AccurioPress): Web Connection → Speichern von Adressen → FTP-Übertragung → Neue Registrierung. Modelle u. a. bizhub C250i, C300i, C360i, C450i, C550i, C650i, 300i, 450i, AccurioPress C4070.
- Sharp (MX / BP): Geräte-Webseite → Adressbuch → Hinzufügen → Adresstyp FTP. Modelle u. a. MX-2651, MX-3071, MX-4071, MX-6071, BP-50C26, BP-50C31, BP-70C31, BP-70C45.
- Xerox (VersaLink / AltaLink / WorkCentre): Embedded Web Server → Adressbuch → Hinzufügen → Scanausgabe: FTP. Modelle u. a. VersaLink B405/C405/C505/C605, AltaLink C8030/C8045/C8055, WorkCentre 6515.
- HP (LaserJet / OfficeJet / ScanJet): Embedded Web Server (EWS) → Scannen/Digital Sending → In Netzwerkordner/FTP scannen (Schnelleinstellung anlegen). Modelle u. a. LaserJet Pro MFP M428fdw, Color LaserJet Pro MFP M479fdw, LaserJet Enterprise MFP M528, OfficeJet Pro 9020, ScanJet Pro 3000 s4 / N4000 snw1.
- Toshiba (e-STUDIO): TopAccess → Registrierung → Adressbuch → FTP. Modelle u. a. e-STUDIO2515AC, 3025AC, 2528A, 5018A, 6018A.
- Lexmark (MX / CX / XC): Embedded Web Server → Verknüpfungen/Adressbuch → FTP-Ziel. Modelle u. a. MX331, MX431, MX521, MX622, CX431, CX522, CX625, XC9635.
- Epson (WorkForce / DS): Web Config → Scannen → Netzwerkordner/FTP. Modelle u. a. WF-C5790, WF-C579R, WF-C8690, DS-530, DS-770, DS-970.
Andere Hersteller wie Avision, Plustek oder Panasonic funktionieren nach demselben Prinzip – entscheidend ist nur, dass das Gerät „Scan-to-FTP" unterstützt.
Nach der Einrichtung: Der Scan landet automatisch in Aktenplatz
Sobald das Gerät in den FTP- bzw. WebDAV-Ordner scannt, übernimmt Aktenplatz den Rest: Der Eingang wird überwacht, jedes Dokument per OCR durchsuchbar gemacht und GoBD-konform abgelegt. Über Regeln legst du fest, in welche Akte oder welchen Ordner die Scans automatisch einsortiert werden.