Kurz gesagt: Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Unternehmen Belege entstehen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Die folgende Muster-Gliederung können Sie übernehmen und an Ihre Abläufe anpassen. Details zu den Anforderungen: GoBD und Verfahrensdokumentation.
1. Allgemeine Beschreibung
- Unternehmen, Branche, Zweck der Dokumentation
- Überblick über die verarbeiteten Belegarten (z. B. Eingangsrechnungen, Lieferscheine)
- Eingesetzte Systeme (z. B. DMS, Buchhaltung, Scanner)
2. Anwenderdokumentation
- Wie werden Belege erfasst (Scan, Upload, E-Mail-Import)?
- Wer verschlagwortet/prüft/gibt frei?
- Ablage- und Benennungsregeln
3. Technische Systemdokumentation
- Eingesetzte Software und Versionen, Schnittstellen
- Speicherorte, Hosting-Standort, Verschlüsselung
- Sicherstellung der Unveränderbarkeit (Versionierung, Audit-Log)
4. Betriebsdokumentation
- Zugriffs- und Berechtigungskonzept
- Backup- und Wiederherstellungsverfahren
- Kontrollen, Verantwortliche, Vertretungen
Checkliste vor Fertigstellung
- Sind alle vier Teile ausgefüllt und aktuell?
- Ist das ersetzende Scannen beschrieben?
- Sind Aufbewahrungs- und Löschfristen geregelt?
- Ist die Unveränderbarkeit technisch sichergestellt?
- Ist ein Verantwortlicher benannt?
Hinweis: Dieses Muster ist eine allgemeine Orientierung (Stand 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Passen Sie es an Ihr Unternehmen an und stimmen Sie es mit Ihrem Steuerberater ab.