Peter Wenzel
Peter Wenzel ist Mitgründer und Berater bei Aktenplatz. Als Unternehmensberater mit über 20 Jahren Erfahrung im Mittelstand hat er mehr als 100 DMS-Projekte in Steuerkanzleien, Arztpraxen und Produktionsbetrieben umgesetzt. Sein Fokus liegt auf Prozessen, die in der Praxis funktionieren, auf Change-Management und der nachhaltigen Einführung digitaler Werkzeuge – von der Analyse kaputter Abläufe bis zur dauerhaften Akzeptanz im Team. Sein Leitsatz: „Die Software ist nie das Problem, der Wandel dahinter immer."
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Backups
Tägliche Backups aktivieren: in den Projekteinstellungen unter „Backup“ auf „Projekt jetzt sichern“ klicken – danach werden automatisch tägliche Sicherungen erstellt; zusätzlich Export als ZIP möglich.
Mails einsehen
E-Mails direkt im Projekt einsehen: Mail-Bereich über das Mail-Symbol öffnen und nach Alle/gesendet/erhalten filtern.
Dokumentstatus & Tags einrichten
Zentrale, farbige Status und Tags für Dokumente (und optional Akten) anlegen und die Zeitraum-Spalte für Dateien einblenden.
Aktenübergreifende Dateien hinzufügen
Projektweite Dateien im Bereich „Globale Akten“ hochladen und in Ordnern/Unterordnern sortieren: über das Dateien-Symbol öffnen, per „Hochladen“ oder Drag & Drop hinzufügen, mit „Ordner“ strukturieren.
Mails
Die komplette Mail-Seite der Projekteinstellungen: Absenderadresse und eigener SMTP-Server, Projekt-E-Mail-Adressen mit Whitelist, externe Konten per IMAP/POP3/M365-Journal (auch via MailStore Gateway), Microsoft-365-Sync, Mail-Zuweisung, Schnellfilter, PDF-Anhänge in Akten, Anhang-Filter für globale Dokumente und die DATEV-Schnittstelle.
Das Audit-Log lesen
Sicherheits- und Compliance-Aktivitäten eines Projekts nachvollziehen: Zeitraum wählen, nach Ereignistyp filtern und als CSV exportieren.
Verfahrensdokumentation: Muster & Vorlage (zum Anpassen)
Kostenlose Muster-Gliederung für eine GoBD-Verfahrensdokumentation – mit den vier Teilen, Beispieltext und Checkliste zum Anpassen an Ihr Unternehmen.
Handwerksbetrieb digitalisieren: Aufträge, Belege und Kunden papierlos
Wie Handwerksbetriebe Angebote, Lieferscheine und Fotos direkt zum Auftrag erfassen, Unterlagen digital anfordern und Kunden über ein Portal einbinden – auch mobil von der Baustelle.
Steuerkanzlei digitalisieren: Mandantenakten, GoBD und DATEV im Griff
Wie Steuerkanzleien Mandantenunterlagen digital, GoBD-konform und DSGVO-sicher verwalten – von der Beleganforderung über das Mandantenportal bis zur DATEV-Anbindung.
E-Rechnung ab 2025: Pflichten & Formate (ZUGFeRD, XRechnung)
E-Rechnungspflicht im B2B: Seit dem 1.1.2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Formate ZUGFeRD und XRechnung, Übergangsfristen und praktische Umsetzung.
GoBD und Verfahrensdokumentation: Was Unternehmen wissen müssen
GoBD einfach erklärt: die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung im digitalen Zeitalter, die vier Teile der Verfahrensdokumentation und eine Checkliste für die praktische Umsetzung.
Aufbewahrungsfristen 2025: Wie lange Dokumente aufbewahren?
Aufbewahrungsfristen im Überblick: Rechnungen und Buchungsbelege seit 2025 in der Regel 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre – mit Tabelle und Rechtsgrundlage.
PDF: Verlauf & Umbenennen im Viewer
Im PDF-Betrachter eine Datei per Stift-Symbol umbenennen und den Verlauf (Versionen & Annotationen) über „Mehr" öffnen.
Projektdetails festlegen
Projektdetails in den Einstellungen festlegen: Name, Beschreibung, Standardansicht, Akten-Farbe und Funktions-Schalter (OCR, Sperren, Sichtbarkeit) – dann speichern.
Kontakte per CSV importieren
Bestehende Kontakte per CSV-Datei nach Aktenplatz übernehmen, statt sie einzeln anzulegen – so übertragen Sie ganze Kontaktlisten in wenigen Schritten.
Weitere Viewer: Bilder, Video, Zeichnungen & E-Rechnung
Neben PDF und Office öffnet Aktenplatz Bilder, Videos, draw.io-Zeichnungen und E-Rechnungen (XRechnung) direkt im Browser.
Zwei PDFs nebeneinander bearbeiten
Über die Split-Ansicht in Aktenplatz zwei PDF-Dokumente gleichzeitig nebeneinander öffnen und bearbeiten – ideal zum Vergleichen und Übertragen von Inhalten.
Verknüpfte Kommentare im PDF
Im PDF-Editor von Aktenplatz nummerierte Kommentar-Marker direkt im Dokument setzen und bequem über eine Seitenleiste verwalten, anspringen und wiederfinden.
Akten filtern & sortieren
Über die Toolbar jeder Projektansicht Akten schnell durchsuchen, mit „Vor kurzem bearbeitet" und „Nur meine Akten" filtern und die Reihenfolge festlegen.
Kontakte-Papierkorb
Gelöschte Kontakte landen im Papierkorb des Kontaktbereichs. So stellst du einen Kontakt wieder her – oder löschst ihn endgültig.
Häufige Fragen zur Mail-Synchronisierung
Antworten zu Mail-Synchronisierung: welche Postfächer, IMAP vs. POP3, M365 ohne Basic Auth, Gmail-App-Passwort, revisionssicher und Fehlersuche.
Posteingang digitalisieren
Von der eingehenden E-Mail zur strukturierten Akte: Postfach anbinden, automatisch zuordnen, Anhänge ablegen, OCR, Aufgabe – der komplette Ablauf.
Mail-Anbieter & Connectoren im Überblick
Überblick über die Mail-Connectoren in Aktenplatz für Microsoft 365, lokales Exchange, Gmail und andere Anbieter – nur der Weg über Journal-Postfächer ist revisionssicher.
Microsoft 365 über den Graph Connector anbinden
Microsoft 365 direkt per Microsoft-Graph-API mit Aktenplatz verbinden – komfortabel, aber nicht revisionssicher. Ohne Azure-App-Registrierung, Einrichtung über Einstellungen → Sync.
Microsoft-365-Journalpostfach einrichten
Journalregel in Microsoft 365 einrichten und das Journal-Postfach mit Aktenplatz verbinden – der einzige revisionssichere Weg, den Mailverkehr lückenlos zu erfassen.
Journalpostfach bei Gmail einrichten
Bei Gmail / Google Workspace ein Journal-Postfach über eine Compliance-Regel einrichten und mit Aktenplatz verbinden – der einzige revisionssichere Weg, Gmail-Mails zu archivieren.
Journalpostfach auf lokalem Exchange einrichten
Auf einem lokalen Exchange-Server ein Journal-Postfach und eine Journalregel einrichten und mit Aktenplatz verbinden – der revisionssichere Weg der Mail-Archivierung.
Projekt Einstellungen
Die Projekteinstellungen öffnen und überblicken: über das Zahnrad erreichbar, gegliedert in Allgemein, Sicherheit, Akten, Dateien, Schnittstellen und Automatisierung – mit Links zu allen Detail-Anleitungen.
Arbeitszeit für bestimmte Aufgaben erfassen
Arbeitszeit je Aufgabe erfassen: Aufgabe öffnen, unter Zeiterfassung auf Logzeit klicken und den Zeitraum angeben; die Zeit erscheint in Meine Arbeit und den Arbeitsberichten.
Offene Freigaben
Offene Freigaben: Mit einem Management-Konto Wochenberichte und Urlaubsanträge des Teams über das Zeiterfassungs-Menü annehmen oder ablehnen.
Urlaub und Feiertage
Urlaube und Feiertage verwalten: Team-Urlaube im Zeiterfassungs-Menü einsehen (Management) und Feiertage über die Kalender-Einstellungen nach Land/Bundesland festlegen.
Arbeitsberichte
Arbeitsberichte anzeigen und exportieren: über Meine Arbeit → Arbeitsberichte den Zeitraum wählen und den Bericht als PDF (Tätigkeitsbericht/Stundenübersicht) oder CSV herunterladen.
Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeit in Aktenplatz erfassen: über die Stechuhr (Einstempeln) starten/pausieren/beenden und in der Wochenübersicht „Meine Arbeit“ Zeiten manuell eintragen.
Mail-Anhänge automatisch sortieren
Mail-Anhänge automatisch ablegen: PDF-Anhänge gefilterter Mails in die Akte übernehmen, in den Globalen Akten anzeigen und mit dem Akten-Piloten einsortieren.
Mails synchronisieren
E-Mail-Konten (z. B. web.de, Gmail) per IMAP, POP3 oder M365-Journal mit Aktenplatz synchronisieren – auch via MailStore Gateway. Konto über Externe Mail-Konten anbinden, Serverdaten eintragen und Mails automatisch Akten zuordnen.
Schnellfilter
Schnellfilter anlegen und nutzen: vordefinierte Suchbegriffe über die Mail-Zuweisungseinstellungen speichern und in der Mail-Ansicht einer Akte mit einem Klick anwählen.
Mails nach Konten sortieren
Mehrere Mail-Konten getrennt anbinden: über Projekteinstellungen → Mail → Externe Mail-Konten ein IMAP-Konto hinzufügen und verschiedene Konten mit verschiedenen Projekten verbinden.
Mails zu Akten sortieren
Eingehende Mails automatisch der passenden Akte zuordnen: Regeln über die Mail-Zuweisungseinstellungen festlegen und zugeordnete Mails im Mail-Reiter der Akte einsehen.
Kontakte in Gruppen sortieren
Kontakte in Aktenplatz über „Gruppe zuordnen“ einer Gruppe hinzufügen und nach Gruppen filtern – so behalten Sie auch große Kontaktlisten übersichtlich.
Eine Kontaktgruppe hinzufügen
Eine neue Kontaktgruppe über das „+“ neben Gruppen anlegen: Name und Beschreibung eingeben und erstellen.
Einen Kontakt entfernen
Einen Kontakt über das „…“-Menü löschen; gelöschte Kontakte landen im Papierkorb und lassen sich wiederherstellen.
Kontakte verwalten
Den Kontakte-Bereich eines Projekts öffnen, Kontakte einsehen, sortieren und nach account/Gruppe filtern.
Einen Kontakt ändern
Einen bestehenden Kontakt über „Kontakt bearbeiten“ ändern und die Angaben mit „Aktualisieren“ speichern.
Hinzufügen eines Kontakts
Einen neuen Kontakt über „Neuer Kontakt“ anlegen: Foto, Vorname, Nachname, Notizen und weitere Felder.
Eine Power-Point-Präsentation anzeigen und bearbeiten
PowerPoint-Präsentationen (.pptx) direkt in Aktenplatz öffnen und bearbeiten: im integrierten Editor Folien formatieren, Formen/Bilder einfügen, Folien hinzufügen und über die Folienübersicht navigieren.
Eine Excel-Datei anzeigen und bearbeiten
Excel-Tabellen (.xlsx) direkt in Aktenplatz öffnen, mit der Werkzeugleiste bearbeiten und Formeln über die Formelleiste eingeben.
Einstellungen für Blob-Speicher
Projekt mit einem eigenen S3-kompatiblen Blob-Speicher verbinden: in den Projekteinstellungen unter „Blob-Speicher“ URL, Zugangsdaten und Bucket eintragen, aktivieren und speichern – inkl. Versionierung und Object-Lock-Archiv.
Mail-Zuweisungseinstellungen
Eingehende Mails über Regeln automatisch Akten zuordnen: Projekteinstellungen → Mail → Mail-Zuweisungseinstellungen, Regelzeilen mit und/oder-Logik anlegen und speichern.
Automatisierung
Automatisierungsregeln anlegen: in den Projekteinstellungen unter „Regeln“ eine Regel definieren – Auslöser (z. B. Akte verschoben, Quell-/Ziel-Ablage) und Aktion (E-Mail, Markierung, Zuweisung) festlegen und speichern.
Kategorien hinzufügen
Eine Kategorie in den Projekteinstellungen anlegen: Name und Farbe wählen. Kategorien gelten für Termine und Akten.
Kalender Einstellungen
Kalender- und Termineinstellungen eines Projekts festlegen: Zeitzone, angezeigter Zeitbereich, Feiertage, SMS-Erinnerungen und Abwesenheiten.
Hauptakten anlegen
Standard-Hauptakten festlegen: in den Projekteinstellungen unter „Hauptakten“ eine übergeordnete Akte hinzufügen, unter der neue Akten automatisch einsortiert werden.
Felder spezifizieren
Benutzerdefinierte Felder für Akten anlegen: in den Projekteinstellungen unter „Felder“ per „+“ einen Feldtyp (Kurztext, Absatz, Datum, Labels, Aufklappmenü, Checkbox, Aktenbild) wählen, konfigurieren und speichern.
Aktentitel zusammensetzen
Aktentitel automatisch zusammensetzen: in den Projekteinstellungen unter „Titel“ Felder als Präfixe hinzufügen, anordnen, Zeilenumbrüche setzen und speichern.
Benutzer hinzufügen
Benutzer zu einem Projekt einladen: in den Projekteinstellungen unter „Benutzer“ per „+“ E-Mail eingeben, Rolle (Gast/Inhaber) wählen und speichern – inkl. Gruppen und Board-Teilen.
Automatisierungen
Automatisierungen: bei Auslösern wie dem Verschieben einer Akte automatisch Aktionen ausführen. In den Projekteinstellungen unter „Regeln“ eine Regel (Wenn/Dann) anlegen – mit Link zur ausführlichen Anleitung.
Globale Akten in Akten verschieben
Globale (projektweite) Dateien einer bestimmten Akte zuordnen: in der Dateien-Ansicht die Datei anhaken, in der Auswahlleiste das Verschieben-Symbol anklicken, im Dialog Projekt und Ziel-Akte wählen und verschieben.
Verschieben von Akten
Akten innerhalb eines Projekts per Drag & Drop von einem Ablagefach in ein anderes verschieben: Akte greifen, ins Zielfach ziehen, ablegen (ggf. Verschieben bestätigen).
Verschieben einer Akte in ein anderes Projekt
Eine Akte in ein anderes Projekt verschieben: im „…“-Menü der Akte auf „In anderes Projekt verschieben“ klicken, im Dialog das Zielprojekt (und optional die Ablage) wählen und verschieben.
Datei-Anhänge
Datei-Vorlagen im Projekt anlegen: in den Projekteinstellungen unter „Vorlagen“ leere Word-/Excel-/PowerPoint-Vorlagen nutzen oder eigene hochladen – sie erscheinen in der Akte unter „Neue Datei“.
Eine Word-Datei anzeigen und bearbeiten
Word-Dokumente (.docx) direkt in Aktenplatz öffnen, mit der Werkzeugleiste bearbeiten und zwischen Bearbeiten/Ansehen wechseln.
Die OCR-Erkennung verwenden
Mit „OCR aktivieren“ im PDF-Viewer den Text in Scans und Bildern erkennen, um ihn zu durchsuchen, kopieren und weiterzuverwenden.
Den PDF-Viewer verwenden
PDFs direkt in Aktenplatz ansehen, annotieren (Stift, Text, Stempel, OCR), zoomen, speichern und drucken.
Ein Fach ausblenden
Eine Ablage in Aktenplatz ausblenden und wieder einblenden – über die Spaltenauswahl mit dem Augen-Symbol.
Hinzufügen eines Ablagefaches
Eine Ablage (Board-Spalte) in Aktenplatz anlegen: Titel eingeben, speichern und weitere Ablagen hinzufügen.
Verwaltung der Ablage
Ablagen in Aktenplatz verwalten: umbenennen, einfärben, Sichtbarkeit beschränken, minimieren und löschen.
Ansichten wechseln
So wechseln Sie in einem Aktenplatz-Projekt zwischen den Ansichten Board, Tabelle, Kalender, Dateien und Mails – für den passenden Blick auf Ihre Akten.
Gemeinsame Nutzung
Aktenplatz im Team nutzen: Mitglieder einladen, Rollen (Eigentümer/Gast/nur Dateianhänge) vergeben und Gruppen verwalten.
Ein Projekt erstellen
Schritt für Schritt ein Projekt in Aktenplatz anlegen: Vorlage wählen, benennen, Team einladen und das Projekt öffnen.
Ein Projekt duplizieren
Ein bestehendes Projekt in Aktenplatz duplizieren – Struktur, Ablagen, Felder und Einstellungen als Kopie oder Vorlage übernehmen.
Synchronisierung
Du hast die Möglichkeit, ein Projekt in Aktenplatz mit einem einem Outlook-Konto oder einem Google-Kalender zu synchronisieren und dann zum Beispiel Mails…