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RSS-FeedNeue und überarbeitete Hilfe-Artikel – diese Übersicht aktualisiert sich automatisch.
Dokumentenmappe erstellen & versenden
Mehrere Dateien in einer Dokumentenmappe sammeln, als zusammengefügtes PDF oder ZIP herunterladen und an Empfänger versenden.
Datei- und Ordnervorlagen nutzen
Neue Dokumente aus Dateivorlagen erstellen und mit Standardordnern eine einheitliche Ablagestruktur vorgeben.
PDF annotieren
Dokumente im PDF-Viewer mit Anmerkungen versehen: mit dem Stift zeichnen, Text hinzufügen und Anmerkungen bearbeiten – anschließend speichern.
Apps & Integrationen im Überblick
Alle App-Anbindungen von Aktenplatz im Überblick: Kalender- und Datei-Synchronisierung, Buchhaltung (LexOffice, SevDesk, DATEV), DocuSign und eigene SOAP-/JSON-Schnittstellen.
DATEV Unternehmen Online
Dokumente pro Aufgabentyp automatisch per E-Mail an DATEV Unternehmen Online übermitteln – täglich, wöchentlich oder monatlich, mit Versand-Log.
Dateien im Projekt verwalten
Der Datei-Bereich eines Projekts: hochladen, Ordner anlegen, sortieren, verschieben und ausgewählte Dateien herunterladen, teilen, berechtigen oder löschen.
Darstellung anpassen
Persönliche Anzeige-Einstellungen im Profil: offene Aufgaben zählen, automatische Aktualisierung, Hover-Vorschau und Datum/Uhrzeit in Dateianhängen.
Das Start-Dashboard mit Widgets anpassen
Das persönliche Start-Dashboard in Aktenplatz mit Widgets für Aufgaben, zuletzt Geöffnetes, Statistiken und App-Neuerungen individuell zusammenstellen.
Akten und Ordner mit Kunden teilen („Geteilte Akten")
Ganze Akten, einzelne Ordner oder einzelne Dokumente gezielt mit Kundenportal-Nutzern teilen – mit Adressbuch, Ablaufdatum, Ansehen- oder Hochladen-Rechten und einer zentralen Übersicht unter „Geteilt".
Kundenportal-Nutzer verwalten
Mandanten als Kundenportal-Nutzer einladen, offene Einladungen im Blick behalten und ihr Portal per Vorschau prüfen.
Backups
Tägliche Backups aktivieren: in den Projekteinstellungen unter „Backup“ auf „Projekt jetzt sichern“ klicken – danach werden automatisch tägliche Sicherungen erstellt; zusätzlich Export als ZIP möglich.
Support kontaktieren
Den Aktenplatz-Support kontaktieren: per E-Mail an support@aktenplatz.de oder telefonisch unter +49 89 21542631 (Mo–Fr, 9–17 Uhr). Mit Hinweisen, welche Angaben du bereithalten solltest.
Daten als CSV exportieren
Akten, Kontakte oder Termine eines Projekts als CSV-Datei exportieren – jeweils mit allen Feldern, zum Herunterladen als ZIP.
Der Aktenpilot: Dokumente automatisch ablegen
Der Aktenpilot legt eingehende Dokumente per OCR und Regeln in der richtigen Akte ab – mit Vorschau, Warteschlange, Tastenkürzeln und Protokoll.
Mails einsehen
E-Mails direkt im Projekt einsehen: Mail-Bereich über das Mail-Symbol öffnen und nach Alle/gesendet/erhalten filtern.
Das Kundenportal – Überblick & Dashboard
Was Mandanten im Kundenportal sehen: Begrüßungs-Dashboard mit Kennzahlen zu Nachrichten, Dokumenten und Aufgaben sowie die Navigation.
Dokumentstatus & Tags einrichten
Zentrale, farbige Status und Tags für Dokumente (und optional Akten) anlegen und die Zeitraum-Spalte für Dateien einblenden.
Aktenübergreifende Dateien hinzufügen
Projektweite Dateien im Bereich „Globale Akten“ hochladen und in Ordnern/Unterordnern sortieren: über das Dateien-Symbol öffnen, per „Hochladen“ oder Drag & Drop hinzufügen, mit „Ordner“ strukturieren.
Mails
Die komplette Mail-Seite der Projekteinstellungen: Absenderadresse und eigener SMTP-Server, Projekt-E-Mail-Adressen mit Whitelist, externe Konten per IMAP/POP3/M365-Journal (auch via MailStore Gateway), Microsoft-365-Sync, Mail-Zuweisung, Schnellfilter, PDF-Anhänge in Akten, Anhang-Filter für globale Dokumente und die DATEV-Schnittstelle.
Dateiversionen verwalten
Neue Versionen einer Datei hochladen, die Versionsliste ansehen und eine ältere Version wiederherstellen.
Benachrichtigungen einrichten
Im Notification Center je Kategorie festlegen, ob du per E-Mail oder Mobile App benachrichtigt wirst – inkl. tägliche Reports, registrierte Geräte und Test-Benachrichtigung.
Das Audit-Log lesen
Sicherheits- und Compliance-Aktivitäten eines Projekts nachvollziehen: Zeitraum wählen, nach Ereignistyp filtern und als CSV exportieren.
Lexware-Export
Alle Dokumente einer Aufgabenart als ZIP-Paket mit index.csv exportieren – so kann die Steuerkanzlei sie direkt in Lexware einlesen. Jede Aufgabe wird nur einmal exportiert.
Erweiterte Suche: gezielt filtern
Präzise suchen in Aktenplatz: nach Dateititel, Anhangsinhalt, Feldern, Metadaten und Datum – mehrere Kriterien mit UND/ODER kombinieren.
Einloggen
Bei Aktenplatz anmelden: app.aktenplatz.de/login öffnen, registrierte E-Mail eingeben, auf „Sign In“ klicken und den per E-Mail zugesandten Einmal-Code eingeben.
Aktenplatz mobil & auf dem Tablet nutzen
Aktenplatz ist vollständig für Smartphone und Tablet optimiert – Board, Akten, PDF-Betrachter, Suche und Kundenportal bequem per Touch bedienen.
Google-Drive-Synchronisierung
Die Dateien eines Projekts – globale Dateien und Akten – bidirektional mit einem Google-Drive-Ordner abgleichen. Nutzt die Google-Verbindung; Abgleich alle 3 Minuten.
Scanner mit Aktenplatz verbinden (per FTP)
So verbindest du Scanner & Multifunktionsgeräte per FTP mit Aktenplatz – Schritt für Schritt für Brother, ScanSnap (WebDAV) und große Kopierer aller Hersteller.
Digitalisierung im Mittelstand: Zahlen & Fakten zu DMS
Aktuelle, belegte Zahlen zur Digitalisierung im deutschen Mittelstand: Wie viele Unternehmen papierlos arbeiten, E-Rechnungen senden und empfangen können – mit Quellen (Bitkom).
Verfahrensdokumentation: Muster & Vorlage (zum Anpassen)
Kostenlose Muster-Gliederung für eine GoBD-Verfahrensdokumentation – mit den vier Teilen, Beispieltext und Checkliste zum Anpassen an Ihr Unternehmen.
Handwerksbetrieb digitalisieren: Aufträge, Belege und Kunden papierlos
Wie Handwerksbetriebe Angebote, Lieferscheine und Fotos direkt zum Auftrag erfassen, Unterlagen digital anfordern und Kunden über ein Portal einbinden – auch mobil von der Baustelle.
Arztpraxis digitalisieren: Patientenunterlagen DSGVO-konform verwalten
Wie Praxen Befunde, Berichte und Formulare zentral, verschlüsselt und DSGVO-konform verwalten – mit Zugriffsrechten, lückenlosem Verlauf und revisionssicherer Ablage.
Steuerkanzlei digitalisieren: Mandantenakten, GoBD und DATEV im Griff
Wie Steuerkanzleien Mandantenunterlagen digital, GoBD-konform und DSGVO-sicher verwalten – von der Beleganforderung über das Mandantenportal bis zur DATEV-Anbindung.
DMS auswählen: Kriterien, Kosten und Einführung (Checkliste)
Ein Dokumentenmanagement-System auswählen: die wichtigsten Kriterien von DSGVO-Hosting über GoBD und Schnittstellen bis Migration – plus Kostenfaktoren und Tipps zur Einführung.
DSGVO-Löschfristen und Löschkonzept: Dokumente rechtssicher löschen
Was die DSGVO zur Löschung von Dokumenten verlangt, wie sich Aufbewahrungspflichten und Löschpflichten vereinbaren lassen und wie ein Löschkonzept nach DIN 66398 aussieht.
E-Rechnung ab 2025: Pflichten & Formate (ZUGFeRD, XRechnung)
E-Rechnungspflicht im B2B: Seit dem 1.1.2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Formate ZUGFeRD und XRechnung, Übergangsfristen und praktische Umsetzung.
GoBD und Verfahrensdokumentation: Was Unternehmen wissen müssen
GoBD einfach erklärt: die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung im digitalen Zeitalter, die vier Teile der Verfahrensdokumentation und eine Checkliste für die praktische Umsetzung.
Aufbewahrungsfristen 2025: Wie lange Dokumente aufbewahren?
Aufbewahrungsfristen im Überblick: Rechnungen und Buchungsbelege seit 2025 in der Regel 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre – mit Tabelle und Rechtsgrundlage.
PDF: Verlauf & Umbenennen im Viewer
Im PDF-Betrachter eine Datei per Stift-Symbol umbenennen und den Verlauf (Versionen & Annotationen) über „Mehr" öffnen.
Das Kundenportal am Smartphone
Das Kundenportal ist vollständig mobil bedienbar – Navigation, Dashboard, Dokumente, Aufgaben und Nachrichten direkt im Handy-Browser.
Zeitraum-Spalte & Valuta bei Dokumenten
Eine Zeitraum-Spalte für Dokumente einblenden (Jahre/Monate, rückwirkend/voraus) und das Valuta-Wertstellungsdatum je Datei erfassen.
Dateien durchsuchen & Ansicht umschalten
Dokumente mit UND/ODER-Logik durchsuchen (Leerzeichen = UND, Komma = ODER) und zwischen Baum- und Listenansicht wechseln.
Dokumente anfordern
Fordere Dateien gezielt von Mandanten oder Kollegen an – die Empfänger laden hoch, du verfolgst jede Dokumentenanfrage mit Live-Status.
Gelöschte Dateien wiederherstellen
Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb des Projekts. So öffnest du „Gelöschte Dateien" und stellst eine Datei wieder her – oder löschst sie endgültig.
Dateien verwalten mit WebDav Client
Akten-Anhänge und globale Dateien per WebDAV als Netzlaufwerk einbinden – alle Zugangsdaten (Adresse, Benutzername, App-Passwort) kommen aus /profile/webdav; nativ per Finder/Explorer oder mit Mountain Duck.
Projektdetails festlegen
Projektdetails in den Einstellungen festlegen: Name, Beschreibung, Standardansicht, Akten-Farbe und Funktions-Schalter (OCR, Sperren, Sichtbarkeit) – dann speichern.
Glossar: Aktenplatz-Begriffe
Kurz erklärt: Projekt, Ablage, Akte, Felder, Akten-Pilot, Journal-Postfach, OCR, revisionssicher und mehr – mit Links zu den passenden Anleitungen.
Kontakte per CSV importieren
Bestehende Kontakte per CSV-Datei nach Aktenplatz übernehmen, statt sie einzeln anzulegen – so übertragen Sie ganze Kontaktlisten in wenigen Schritten.