Mit Aktenplatz kannst du E-Mails automatisch archivieren und den passenden Akten zuordnen – z. B. Rechnungen, Angebote oder Schriftverkehr. Im folgenden Beispiel zeigen wir, wie du dein web.de oder Gmail-Konto einrichtest.

1. Öffne dazu zunächst die Projekteinstellungen und klicke auf Mails.

2. Klicke im Bereich User Accounts auf “Hinzufügen”: 

3. Trage die Serverdaten deines Mail-Providers ein. 

Für web.de: 

ACHTUNG: Bei Web.de muss in den Kontoeinstellungen der Imap und Pop3 Zugriff zunächst aktiviertwerden, falls dies noch nicht geschehen ist.

Für Gmail: 

ACHTUNG: Bei Gmail muss in den Kontoeinstellungen unter myaccount.google.com/apppasswords ein App-Passwort erstellt werden, da die Standardanmeldung per Passwort nicht unterstützt wird.

4. Um deine Mails nun automatisch den richten Akten zuzuordnen, klick im Menü auf Mail-Zuweisungseinstellungen. 

Lege dort passende Regeln an, damit Aktenplatz weiß, in welche Akte E-Mails automatisch einsortiert werden sollen.

 Hier ein Beispiel:

E-Mail meint hier das Aktenfeld, in das du die E-Mail-Adressen eingetragen hat, auf die die Automatisierung sich beziehen soll. 

FERTIG! Nach der Einrichtung synchronisiert Aktenplatz deine E-Mails regelmäßig, archiviert sie revisionssicher und ordnet sie automatisch den passenden Akten zu. Alle Verbindungen erfolgen verschlüsselt. Deine Zugangsdaten werden sicher gespeichert und ausschließlich zur Mail-Synchronisation verwendet.