Der Akten-Pilot ist eine geradezu revolutionäre Neuheit im Aktenplatz, die dir deine Dokumentenverwaltung enorm erleichtert. 

Scans landen zunächst in den ablagenübergreifenden globalen Akten des Projekts. Da kann sich schnell ein digitaler Dokumentenberg auftürmen. Der Akten-Pilot ermöglicht es dir, diesen mit nur wenigen Klicks in die verschiedenen Akten einzusortieren. 

Auf Basis der OCR (automatische Texterkennung auch in PDF- und Bilddateien) und von dir definierter Schlagworte werden dir zu jedem Scan die entsprechenden Akten vorgeschlagen und mit nur einem Klick kannst du den Sortiervorschlag annehmen. 

Und so funktioniert’s: 

Klicke in der hellgrauen Leiste auf Akten-Pilot 

Wähle aus dem Menü eine Akte aus und ergänze passende Schlagworte, beispielsweise eine Kundennummer, einen Firmennamen oder dergleichen. Sofern bereits Dokumente vorliegen, auf die diese Kriterien zutreffen, werden sie dir rechts vorgeschlagen:

Unter dem Reiter “Ordner” kannst du den geneuan Ort auswählen, an den das Dokument verschoben werden soll. 

Eine Besonderheit findest du unter dem Reiter “Ablage”:

“Akten nach Ablage filtern” bedeutet, dass dir nur die Akten angezeigt werden, die in einer bestimten Ablage liegen. 

“Akten in Ablage verschieben” bedeutet, dass die Akte mit dem Empfangen des Dokuments in eine andere Ablage verschoben wird. Das kann nützlich sein, wenn du beispielsweise eine Rechnung einsortierst und die Akte damit in die Ablage “offene Forderungen” oder dergleichen einsortierst. 

Mithilfe des Akten-Piloten kannst du auch automatische Aufgaben “auslösen”, sobald ein Dokument in eine Akte oder eine Akte in eine Ablage verschoben wird. Wie das funktioniert, kannst du im Kapitel “Aufgabe und Ereignis nachlesen”. 

Klicke auf verschieben, um sie in die entsprechende Akte zu verschieben, überspringen, wenn du das Dokument vorerst bei den globalen Akten lassen möchtest, oder zurücksetzen, um den Piloten zurückzusetzen und den Vorgang für eine neue Akte zu wiederholen. 

In dem Moment, in dem du ein Dokument das erste Mal mit dem Piloten verschiebst, wird eine entsprechende Akten-Pilot-Regel erstellt: 

Indem du auf das -Symbol klickst, kannst du sie bearbeiten und beispielsweise weitere Schlagworte hinzufügen. Mit einem Klick auf das -Symbol kannst du die Regel löschen. 

Du kannst auch Schlagworte definieren, indem du du sie in einem vorgeschlagenen Dokument anklickst oder dem Piloten den Auftrag gibst, die Daten der Dokumente mit dem Inhalt von Aktenfeldern abzugleichen: 

Natürlich kannst du globale Akten weiterhin auch manuell in Akten verschieben. Der Pilot arbeitet nicht ohne deine Anweisungen. Du musst das Verschieben also stets bestätigen. 

Somit baut der Aktenpilot eine nutzerfreundliche Brücke zwischen deinem analogen und deinem digitalen Büro.