Gescannte Dokumente landen zunächst in den globalen Akten eines Projekts. Der Akten-Pilot hilft dir, diesen Dokumentenberg mit wenigen Klicks in die richtigen Akten einzusortieren – unterstützt durch automatische Texterkennung (OCR) und von dir definierte Schlagworte.
1. Akten-Pilot öffnen
Öffne das Projekt und klicke in der linken Seitenleiste auf Akten-Pilot.
2. Dokument einer Akte zuordnen
Der Assistent zeigt links unter Quelle das aktuelle Dokument. Wähle im Bereich Ziel die passende Akte und bei Bedarf einen Ordner aus, in den das Dokument verschoben werden soll. Über Variable einfügen kannst du den Ablageort dynamisch aus Feldern zusammensetzen. Im Feld Schlagworte markierst du Textstellen, damit ähnliche Dokumente künftig automatisch vorgeschlagen werden.
Bestätige die Zuordnung unten mit Verschieben. Weitere Schaltflächen: Überspringen, Zurücksetzen, Löschen und Verschieben ohne Regel.
3. Regeln und Automatik
Über das Menü links legst du Regeln fest, mit denen der Akten-Pilot Dokumente automatisch erkennt und zuordnet: Akten-Pilot-Regeln, Aufgabenzuweisungsregeln, Logs (Verlauf) und Trennblatt. Mit dem Schalter Automatisches Verschieben werden erkannte Dateien per Regeln ohne weiteres Zutun zugeordnet.
