Mail-Zuweisungseinstellungen
Du kannst deine Mails ganz einfach den relevanten Akten zuordnen. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Kundenbetreuungsprozesse oder das Personalmanagement beschleunigen, da du neben grundlegenden Informationen und wichtigen Dokumenten auch den Mailverkehr mit der jeweiligen Person stets griffbereit hast.
Um deine Mails zu Akten zu sortieren,
1. Öffne in den Projekteinstellungen den Reiter Mail-Zuweisungseinstellungen.
2. Klicke auf Neue Regelzeile hinzufügen um eine neue Zuordnungsregel anzulegen.
Es öffnet sich ein gestaffeltes drop down Menü, in dem du auswählen kannst, anhand welcher Elemente der Mail und der Akte eine Mail zugeordnet werden soll.
Du kannst mehrere Regeln erstellen und festlegen, ob sie gleichzeitig erfüllt sein müssen (dann wähle "und"), oder auch einzeln erfüllt sein können (dann wähle "oder"), damit die Zuordnung erfolgt.
Im obenstehenden Beispiel sollen also Mails, die
- einen bestimmten Nachnamen oder eine bestimmte Firma im Absender,
- oder eine bestimmte Kundennummer im Textkörper enthalten,
der Akte zugeordnet werden, in denen diese Suchelemente in den entsprechenden Feldern vorkommen.
Gemeint sind hier die Felder, die die Kerninformationen der Akte enthalten und die du in den Projekteinstellungen unter Felder modifizieren kannst:
Wenn du beispielsweise Mails nach einer Kundennummer sortieren möchtest, stelle sicher, dass du ein Feld mit der Kundennummer in der Akte angelegt hast.
3. Wenn du die gewünschten Zuordnungsregeln erstellt hast, klicke auf Änderungen speichern.
Die Regeln werden gespeichert und auf das gesamte Projekt angewendet. Alle Mails werden entsprechend den passenden Akten zugeordnet. Wenn du nun eine Akte öffnest, findest du sie unter dem Reiter Mail.
In der allgemeinen Listenansicht, die bereits vorgestellt wurde, hast du weiterhin die Möglichkeit, alle Mails aktenübergreifend einzusehen.
Wenn du eine Regel erstellen möchtest, die nur für eine bestimmte Akte gilt, dann
4. öffne diese Akte, klicke auf Mails und anschließend auf Zuweisungsregel modifizieren.
Dir werden nun die allgemeingültigen Zuordnungsregeln angezeigt. Durch einen Klick auf Neue Regelzeile hinzufügen hast du auch hier die Möglichkeit, eine weitere Regel hinzuzufügen. Durch einen Klick auf das rote Kreuz kannst du eine Regel entfernen. Außderdem kannst du die einzelnen Felder der Regelzeilen verändern.
Speichere deine Änderungen und die Ausnahme wird auf die individuelle Akte angewendet, ohne die generelle Zuordnung zu beeinflussen.
Außerdem kannst du auch Schnellfilter einrichten. Dies ist nützlich, wenn du die Mails einer Akte regelmäßig nach bestimmten Begriffen filtern möchtest, beispielsweise "Bestellung" oder "Anmeldung".
Diese Funktion findest du direkt unter den Mail-Zuweisungseinstellungen:
Um einen Schnellfilter einzurichten,
1. Klicken in die Zeile "Standardtext eingeben".
2. Gib einen Begriff ein, nach dem du filtern möchtest, hier im Beispiel nehmen wir "Test", und speichere deine Änderungen.
Wenn du nun eine Akte öffnest und ihre Mails anzeigst, erscheint dort der Schnellfilter.
Klickst du ihn an, erscheinen nur noch die Mails, in denen der Suchbegriff vorkommt.