Du kannst eingehende Mails automatisch den passenden Akten zuordnen. So hast du neben Stammdaten und Dokumenten auch den kompletten Mailverkehr einer Person immer griffbereit – ideal z. B. für Kundenbetreuung oder Personalmanagement.
1. Zuweisungseinstellungen öffnen
Öffne die Projekteinstellungen (Zahnrad-Symbol) und wähle in der linken Navigation unter Schnittstellen den Eintrag Mail. Klappe im Abschnitt Mails in Akten den Bereich Mail-Zuweisungseinstellungen auf.
2. Zuordnungsregel anlegen
Klicke auf Neue Regelzeile hinzufügen. Es öffnet sich ein gestaffeltes Auswahlmenü, in dem du festlegst, anhand welcher Elemente einer Mail (z. B. Absender, Betreff, Textkörper) und welcher Elemente einer Akte (z. B. ein Feld) eine Mail zugeordnet werden soll.
Du kannst mehrere Regeln kombinieren und über „und“ bzw. „oder“ festlegen, ob sie gleichzeitig oder einzeln erfüllt sein müssen. Beispiel: Mails, die einen bestimmten Nachnamen oder eine Firma im Absender – oder eine bestimmte Kundennummer im Text – enthalten, werden der Akte zugeordnet, in der diese Werte in den entsprechenden Feldern stehen.
Hinweis: Gemeint sind die Felder mit den Kerninformationen der Akte. Diese legst du in den Projekteinstellungen unter Felder an. Wenn du z. B. nach Kundennummer sortieren willst, muss ein entsprechendes Feld in der Akte existieren.
3. Speichern und anwenden
Klicke auf Änderungen speichern. Die Regeln gelten für das gesamte Projekt: Passende Mails erscheinen anschließend in der jeweiligen Akte unter dem Reiter Mail. In der allgemeinen Mail-Liste siehst du weiterhin alle Mails aktenübergreifend.
Regel nur für eine Akte
Soll eine Regel nur für eine bestimmte Akte gelten, öffne diese Akte, wechsle auf Mail und klicke auf Zuweisungsregel modifizieren. Dort kannst du zusätzliche Regelzeilen hinzufügen oder einzelne entfernen, ohne die projektweite Zuordnung zu ändern.
Schnellfilter
Direkt unter den Zuweisungseinstellungen kannst du Schnellfilter anlegen – vordefinierte Suchbegriffe (z. B. „Bestellung“ oder „Anmeldung“), die in der Mail-Ansicht mit einem Klick anwählbar sind. Gib den Begriff im Feld Standardtext eingeben ein und speichere. In der Mail-Ansicht einer Akte erscheint der Filter dann als Schaltfläche.