Auf der Mail-Seite der Projekteinstellungen richtest du alle E-Mail-Funktionen und Schnittstellen des Projekts ein. Die Seite ist in vier Bereiche gegliedert: Allgemein, Mail-Imports, Mails in Akten und Schnittstellen.

1. Mail-Einstellungen öffnen

Öffne über das Zahnrad die Projekteinstellungen und klicke links unter Schnittstellen auf Mail. Alle Abschnitte lassen sich auf- und zuklappen.

2. Allgemein: Absenderadresse & eigener SMTP-Server

Im Abschnitt Allgemein legst du die Absender-E-Mail fest, die für den Mailversand des Projekts und in der Board-Ansicht verwendet wird (mit Zurücksetzen und Änderungen speichern).

Unter Eigener SMTP-Server hinterlegst du optional einen eigenen Postausgangsserver für den Mailversand dieses Projekts – mit Host, Port (Standard 587), Benutzername, Passwort, Absender-E-Mail, Absendername und Antwort an.

Der Abschnitt „Allgemein“ mit Absenderadresse und dem eigenen SMTP-Server

3. Mail-Imports: Projekt-E-Mail-Adressen

Unter Projekt-E-Mail-Adressen erzeugst du projektspezifische Empfangsadressen. Wähle einen Zielordner und klicke auf E-Mail generieren. Mails an diese Adresse werden automatisch im gewählten Ordner der globalen Dateien abgelegt – ohne Ordnerwahl landen sie im Stammordner Mails.

Bei Erlaubte Absender pflegst du eine Whitelist (erforderlich): Nur Mails von diesen Absenderadressen werden über die Projekt-Adresse empfangen – ohne Einträge wird nichts importiert. Pro Absender kannst du optional einen eigenen Zielordner wählen.

Projekt-E-Mail-Adressen erzeugen und die Whitelist „Erlaubte Absender“

4. Mail-Imports: Externe Mail-Konten (IMAP, POP3, M365-Journal)

Über Externe Mail-Konten bindest du bestehende Postfächer an. Klicke auf Hinzufügen und wähle im Feld Typ die Verbindungsart – IMAP, POP3 oder M365 Journal Inbox. Trage anschließend die Zugangsdaten (Host, Port, Benutzername, Passwort, ggf. SSL) ein und prüfe sie mit Verbindung testen.

Externe Postfächer anbinden – Verbindungstyp IMAP, POP3 oder M365 Journal Inbox

M365-Journal-Mail-Verbindung

Mit dem Typ M365 Journal Inbox bindest du ein Microsoft-365-Journal-Postfach an. Beim Journaling (eine Journalregel in Microsoft 365 / Exchange) wird von jeder ein- und ausgehenden Nachricht automatisch eine Kopie an ein zentrales Journal-Postfach gesendet. Verbindest du dieses Postfach mit Aktenplatz, wird der gesamte relevante Mailverkehr lückenlos und revisionssicher erfasst – unabhängig davon, welcher Mitarbeiter die Mail gesendet oder empfangen hat.

Der Dialog „Mail-Konto hinzufügen“ mit dem Verbindungstyp „M365 Journal Inbox“

MailStore Gateway als mögliche Verbindung: Alternativ lässt sich das kostenlose MailStore Gateway nutzen. Es nimmt die journalisierten Nachrichten (z. B. per SMTP) entgegen und stellt sie per IMAP/POP3 bereit – Aktenplatz verbindet sich dann über den Typ IMAP bzw. POP3 mit diesem Gateway.

Für die Einrichtung eines Journal-Postfachs unterstützt dich unser Support-Team gern – melde dich einfach unter support@aktenplatz.de.

5. Microsoft-365-/Outlook-Postfach synchronisieren

Hast du ein Microsoft-365-/Outlook-Konto mit dem Projekt verknüpft (über die Office-Synchronisierung), kannst du ein E-Mail-Abonnement erstellen und deine Mails automatisch importieren. Nach dem ersten Import laufen weitere Importe in der Regel automatisch. Läuft es einmal nicht automatisch, stößt du den Import über Mails importieren manuell an; hast du dein Outlook-Passwort geändert, klickst du auf E-Mail-Abonnement aktualisieren.

6. Mails in Akten: Zuordnung, Filter & Anhänge

Im Bereich Mails in Akten steuerst du, wie eingehende Mails verarbeitet werden:

  • Mail-Zuweisungseinstellungen – Regeln, nach denen eingehende Mails automatisch Akten und Spalten zugeordnet werden (Details unter Mail-Zuweisungseinstellungen).
  • Schnellfilter – vordefinierte Filter, die in der Mail-Ansicht schnell anwählbar sind (siehe Schnellfilter).
  • PDF-Anhänge gefilterter Mails in Akten – lege per Schalter fest, ob PDF-Anhänge (oder weitere Dateitypen) gefilterter Mails automatisch in die Akte übernommen werden – direkt oder in einen Unterordner.
  • Anhänge in globalen Dokumenten filtern – alle Mails werden weiterhin importiert; hier bestimmst du über Aus, Positivliste oder Negativliste, welche Empfangsadressen ihre Anhänge in den globalen Dokumenten zeigen.
PDF-Anhänge in Akten übernehmen und Anhänge in globalen Dokumenten filtern (Aus/Positiv-/Negativliste)

7. Schnittstellen: DATEV-Mailversand

Unter Schnittstellen findest du den DATEV-Mailversand. Mit Datev Mail ausführen stößt du den DATEV-Mail-Tageslauf für dieses Projekt manuell an. Normalerweise läuft dieser Vorgang automatisch einmal täglich.

Die Schnittstelle „DATEV-Mailversand“ mit manuellem Tageslauf