Möchtest du die Mails einer Akte regelmäßig nach bestimmten Begriffen durchsuchen, helfen dir Schnellfilter. Das sind vordefinierte Suchbegriffe – z. B. „Anmeldung“, „Anfrage“ oder „Bewerbung“ – die du in der Mail-Ansicht mit einem Klick anwählst, um nur die passenden Mails zu sehen.

1. Schnellfilter anlegen

Öffne die Projekteinstellungen (Zahnrad) → Schnittstellen → Mail und klappe den Bereich Mail-Zuweisungseinstellungen auf. Unten findest du den Abschnitt Schnellfilter („Vordefinierte Filter, die in der Mail-Ansicht schnell anwählbar sind“).

Der Abschnitt „Schnellfilter“ in den Mail-Zuweisungseinstellungen mit dem Feld „Standardtext eingeben“

Klicke in das Feld Standardtext eingeben, tippe deinen Suchbegriff ein (z. B. „Bestellung“) und klicke auf Änderungen speichern. Du kannst mehrere Begriffe hinterlegen.

2. Schnellfilter anwenden

Öffne eine Akte und wechsle auf den Reiter Mail. Deine Schnellfilter erscheinen dort als anklickbare Schaltflächen. Zusätzlich gibt es die eingebauten Filter Ausgeblendet und Angepinnt. Klickst du einen Filter an, werden nur noch die Mails angezeigt, die den Begriff enthalten bzw. dem Filter entsprechen.

Der Mail-Reiter einer Akte mit den Schnellfilter-Schaltflächen „Ausgeblendet“ und „Angepinnt“