Aktenplatz kann eingehende Mails automatisch der passenden Akte zuordnen. So hast du neben Stammdaten und Dokumenten auch den gesamten Mailverkehr mit einer Person direkt in ihrer Akte – ideal z. B. für Kundenbetreuung oder Personalmanagement.
1. Zuordnungsregeln festlegen
Wie Mails den Akten zugeordnet werden, steuerst du zentral über die Mail-Zuweisungseinstellungen in den Projekteinstellungen. Dort legst du Regeln an, nach denen Aktenplatz z. B. anhand von Absender, Betreff oder einer Kundennummer entscheidet, in welche Akte eine Mail gehört.
2. Zugeordnete Mails in der Akte
Öffne eine Akte und wechsle auf den Reiter Mail. Hier findest du alle Mails, die dieser Akte zugeordnet wurden – nach Alle, gesendet und erhalten filterbar. Solange kein Mail-Konto verbunden ist oder noch keine Mail passt, steht hier „Keine Emails“.
3. Regel nur für diese Akte anpassen
Möchtest du für eine einzelne Akte eine abweichende Zuordnung, klicke im Mail-Reiter auf Zuweisungsregel modifizieren. Dort kannst du zusätzliche Regelzeilen ergänzen oder entfernen, ohne die projektweite Zuordnung zu verändern.
Über Neue E-Mail verfasst du direkt aus der Akte heraus eine Nachricht, die dann ebenfalls hier abgelegt wird.