Aktenplatz-Funktionen im Überblick

Aktenplatz ist die Plattform zur Koordinierung deiner Arbeitsabläufe und die Digitalisierung deines Unternehmens. Aktenplatz vereint in seiner digitalen Dokumentenverwaltung Revisionssicherheit und GoBD-Konformität mit Nutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Teamarbeit, und ist damit der Digitalisierungspartner für den Mittelstand.

Viele Automatisierungen sind bereits integriert – ganz ohne Make:

Kategorie	Funktion
Dokumentenerfassung	Upload via Scanner, E‑Mail, Smartphone, Drag & Drop
Automatisierung	Automatischer Import von Belegen, OCR, Verschlagwortung, PDF‑Zusammenführung
Archivierung	Revisionssicher, mit DATEV‑konformer Struktur
Suche & Filter	Volltextsuche, Filter nach Mandanten, Jahr, Typ und Stichworten
Strukturverwaltung	Mandantenstruktur, Registerstruktur, mehrstufiges Ablagesystem
Export & Übergabe	Übergabe an DATEV DMS, Export als PDF, ZIP, CSV Dokumentenimport via Scanner, E‑Mail, Smartphone, Drag & Drop, CSV‑Import für Massenanlage von Akten/Metadaten
Import & Schnittstellen	WebDAV‑Support für Dateiablage & Scanner‑Upload, Mail‑Import inkl. Kanban‑Visualisierung
Office‑Integrationen	Bearbeitung von Excel, Word, PPT direkt im Browser, Gemeinsames Arbeiten mit Chat und Kommentaren
PDF‑Viewer	Annotationswerkzeuge: Freihand, Textfelder, Löschen, OCR‑Funktionszugriff, Kommentare
Über‑ und Untergeordnete Akten	Hierarchische Akten, projektübergreifend, Kalender-Synchronisation
FindAndBind	Automatische Ablagevorschläge aus OCR‑Erkennung, mit Regeln
Mail‑Zuweisungsregeln	Automatische Zuordnung von E‑Mails anhand definierter Regeln, Schnellfilter
Aufgaben & Ereignisse	Aufgabenverwaltung mit Status, Zuordnung zu Akten und Dokumenten, Aufgabenfixierung im Ablagefach
Automatische Termin‑Vorschläge	Erstellung von Terminfeldern mit Vorschlagslogik, E‑Mail-Bestätigung, Zeitfenster‑Angabe
Anzeigen meiner Akten	Filteroption „Nur meine Akten“ zur Fokussierung zugewiesener Akten
Benutzerrollen & Rechte	Zugriff pro Mandant/Register, Protokollierung
Regelbasierte Logik	Automatische Ablage nach E‑Mail‑Absender, Filename, Metadaten
Textklassifikation	Automatische Dokumentenzuordnung (Pilot‑Support via FindAndBind und OCR)
Weiterleitung an externe Systeme	Schnittstellen zu ERP, CRM oder eigenen Systemen per API/Webhooks
Benachrichtigungen	Push-Nachrichten bei Dokumenten-/Aufgaben‑Events, App/Slack/E‑Mail/SMS
Kalendereinträge aus Dokumenten	Fristen und Termine werden automatisiert in den Aktenplatz‑Kalender übertragen
Dublettenprüfung, Intelligente Ähnlichkeit	erkennt doppelte/ähnliche Dokumente auch ohne exakte Übereinstimmung im Dateinamen

Diese Funktionen decken bereits 90% der täglichen Abläufe kleiner und mittlerer Unternehmen ab – vollständig ohne externe Tools. Für alle, die mehr wollen, geht’s hier weiter.