Wenn du mehrere Mail-Konten nutzt – z. B. name@firma.de, marketing@firma.de und akademie@firma.de – kannst du sie in Aktenplatz getrennt anbinden. So landen die Mails jedes Kontos im passenden Projekt, und du kannst verschiedene Konten mit verschiedenen Projekten verbinden.
1. Externe Mail-Konten öffnen
Öffne die Projekteinstellungen (Zahnrad) und wähle unter Schnittstellen den Eintrag Mail. Klappe im Abschnitt Mail-Imports den Bereich Externe Mail-Konten auf und klicke auf Hinzufügen.
2. Konto verbinden
Es öffnet sich der Dialog Mail-Konto hinzufügen. Trage die Zugangsdaten deines Postfachs ein:
- Typ – in der Regel IMAP
- host – der IMAP-Server deines Anbieters (z. B. imap.firma.de)
- port – der IMAP-Port (z. B. 993)
- username – deine Mail-Adresse bzw. der Kontoname
- Passwort – das Passwort des Postfachs
- ssl – aktivieren, wenn die Verbindung verschlüsselt erfolgt
Prüfe die Eingaben mit Verbindung testen und klicke anschließend auf Speichern. Das Konto wird mit diesem Projekt verbunden; seine Mails werden künftig hier importiert.
3. Weitere Konten anbinden
Wiederhole die Schritte für weitere Postfächer. Möchtest du ein anderes Konto einem anderen Projekt zuordnen, öffne dessen Projekteinstellungen und binde es dort an. So werden die Mails deiner Konten sauber nach Projekten getrennt.
Hinweis: Wie die importierten Mails innerhalb eines Projekts den einzelnen Akten zugeordnet werden, steuerst du über die Mail-Zuweisungseinstellungen.