Automatisierung

Du hast die Möglichkeit, eine Regel zu definieren, auf deren Grundlage eine Aktion ausgelöst wird, z. B. das Senden einer E-Mail, das Markieren einer Datei oder das Zuweisen einer Akte an einen Benutzer oder eine Gruppe usw.

Diese Funktion ist eine der komplexeren, aber die Vorarbeit eröffnet dir viele praktische Möglichkeiten und spart dir bald viel Zeit ein. 

Um dies zu tun:

1. Klicke auf der Einstellungsseite des Projekts im linken Fensterbereich auf Automatisierung.

Gib  unter Automatisierung die folgenden Parameter an, um eine Regel zu definieren: 

2. Gib den Titel der Regel an, wähle ein Quellfach, auf das die Regel angewendet werden soll, und klicke auf Weiter.

3. Gib das Zielfach an, lege die Auslöseverzögerung fest und klicke auf Weiter.

Angenommen, du möchtest eine Akte aus dem Fach "Marketing" in das Fach "Finanzen" verschieben. In diesem Szenario wäre das Marketing-Fach das Quellfach und das Finanzfach das Zielfach.

4. Mit der Auslöseverzögerung kannst du die Verzögerung angeben, die für die Ausführung der angegebenen Aufgabe erforderlich ist.

5. Gib schließlich die Aktion an, die ausgeführt werden soll, wenn die Regel ausgeführt wird, und klicke auf Weiter. Du kannst eine der folgenden Aktionen auswählen:

• E-Mail senden: Sendet eine E-Mail an die angegebene Adresse.
• Datei hervorheben: Hebt die Akte in der Ablage hervor.
• Datei zuweisen: Weist die Akte dem ausgewählten Benutzer zu.

6. Klicke auf Speichern.
   Die Regel wird erstellt.