Du kannst Automatisierungsregeln definieren, die bei bestimmten Auslösern automatisch eine Aktion ausführen – zum Beispiel eine E-Mail senden, eine Akte markieren oder sie einem Benutzer bzw. einer Gruppe zuweisen. Typischer Auslöser ist das Verschieben einer Akte von einer Ablage in eine andere.

Diese Funktion gehört zu den komplexeren, doch die Vorarbeit eröffnet viele praktische Möglichkeiten und spart dir schnell viel Zeit.

1. Regeln öffnen

Öffne über das Zahnrad die Projekteinstellungen und klicke links unter Automatisierung auf Regeln. Klicke oben rechts auf Regel erstellen.

Der Bereich „Automatisierung“ mit der Schaltfläche „Regel erstellen“

2. Regel definieren

Es öffnet sich der Regel-Assistent. Lege im Bereich Wenn den Auslöser fest: Gib einen Titel ein, wähle die Quell-Ablage, aus der die Akte verschoben wird, und klicke auf den Pfeil nach rechts.

Der Regel-Assistent mit „Wenn: Akte verschoben“, Titel und Quell-Ablage

Lege anschließend die Ziel-Ablage und eine eventuelle Verzögerung fest und gehe weiter. Bestimme unter Dann die auszuführende Aktion (z. B. E-Mail senden, Akte markieren, zuweisen).

3. Speichern

Speichere die Regel. Sie erscheint nun in der Übersicht und kann jederzeit bearbeitet oder deaktiviert werden.